PORTARIA Nº 122, DE 20 DE JUNHO DE 2007

O Tribunal Regional Eleitoral do Tocantins, no uso de suas atribuições legais e em observância ao art. 18, incisos I e XXVII, do seu Regimento Interno deste Tribunal, e

Considerando o parágrafo 2.º do art. 216 da Constituição Federal, que atribui à Administração Pública a gestão da documentação governamental e as providências para franquear a consulta aos documentos públicos a quantos deles necessitem;

Considerando o art. 20 da Lei n.º 8.159/91, que define a competência e o dever dos órgãos do Poder Judiciário Federal de proceder à gestão de documentos produzidos em razão do exercício de suas funções;

Considerando a Resolução n.º 14/02, do Conselho Nacional de Arquivos, e a Lei n.º 8.159/91, que dispõe sobre política nacional de arquivos públicos e privados,

Considerando a Portaria nº 370/2003, do Tribunal Superior Eleitoral, que aprova o Plano de Classificação das Informações e Documentos e o Plano de Avaliação e Destinação das Informações e Documentos daquela Corte elaborada pelos seus arquivistas.

RESOLVE:

Art. 1.° Aprovar, com vistas à gestão documental no âmbito do TRE-TO: a) o Plano de Classificação das Informações e Documentos do Tribunal Regional Eleitoral do Tocantins; e b) o Plano de Avaliação e Destinação das Informações e Documentos do Tribunal Regional Eleitoral do Tocantins.

§ 1.° Gestão de documentos é o conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes à produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento da documentação em fase corrente e intermediária, tendo em vista o acesso aos documentos, a eliminação destes ou o seu recolhimento para guarda permanente.

§ 2.º A gestão de documentos no âmbito do Tribunal Regional Eleitoral do Tocantins é de competência da Coordenadoria de Gestão da Informação da Secretaria Judiciária e Gestão da Informação.

I Compete à unidade de protocolo e expedição da Coordenadoria de Gestão da Informação receber, analisar, registrar e classificar os documentos, bem como distribuir a documentação e controlar o seu trâmite no âmbito do Tribunal.

II Compete à unidade de arquivo da Coordenadoria de Gestão da Informação e Documentação analisar, classificar, arquivar, emprestar e desarquivar os documentos, bem como gerir as questões relativas ao Plano de Classificação e à Tabela de Temporalidade de Documentos do TRE-TO.

§ 3.º A Gestão de Documentos no Tribunal Regional Eleitoral do Tocantins pressupõe: I a padronização dos atos oficiais e demais documentos adotados na comunicação institucional; II - a utilização do Plano de Classificação e da Tabela de Temporalidade de Documentos; e III a adoção de cronograma de transferência e de recolhimento de documentos para os arquivos intermediário e permanente.

Art. 2.° Os documentos produzidos e recebidos pelo Tribunal Regional Eleitoral do Tocantins serão identificados como correntes, intermediários e permanentes.

§ 1.º Consideram-se documentos correntes aqueles que se encontram em curso ou que, mesmo sem movimentação, sejam objeto de consultas freqüentes.

§ 2.º Consideram-se documentos intermediários aqueles que, não sendo de uso corrente nas unidades administrativas do Tribunal, por razões de interesse administrativo, aguardam a sua eliminação ou recolhimento para guarda permanente.

§ 3.º Consideram-se permanentes os documentos de valor histórico, probatório e informativo que devem ser preservados em caráter definitivo.

Art. 3. São considerados documentos essenciais ao Tribunal Regional Eleitoral do Tocantins os documentos que constituam: I decisões, regras e normas expedidas (acórdãos, resoluções, portarias, instruções normativas, regimentos, regulamentos, etc.); II- registros de fatos ou ocorrências (atas, relatórios, memórias de reunião, etc.); III - acordos em que a Administração Pública seja parte (contratos, convênios, etc.); IV publicações editadas sob a chancela do Tribunal (livros, revistas, edições eletrônicas, etc.)

Parágrafo único. Os originais dos documentos de que trata este artigo deverão ser encaminhados para guarda permanente nas unidades de arquivo imediatamente após a sua produção.

Art. 4. Integram o Plano de Avaliação e Destinação as Regras de Justificação e a Tabela de Temporalidade, que define os prazos de guarda e a destinação final dos documentos produzidos e recebidos pelas unidades do TRE-TO, bem como o Termo de Eliminação e o Edital de Ciência de Eliminação de Documentos.

Art. 5.º As atualizações propostas ao Plano de Classificação e à Tabela de Temporalidade deverão ser aprovadas por uma Comissão Permanente de Avaliação e referendadas pelo Diretor-Geral do Tribunal Regional Eleitoral do Tocantins.

Parágrafo único. A aprovação das atualizações de que trata o caput deste artigo deverá constar em ata, que será publicada na imprensa oficial.

Art. 6.º Deverá ser constituída Comissão Permanente de Avaliação de Documentos no Tribunal Regional Eleitoral do Tocantins para os fins de que trata o caput do art. 5.°.

§ 1.º Competirá ainda à Comissão: I- propor alterações na Tabela de Temporalidade de Documentos do Tribunal; II propor o sigilo de documentos destinados ao Arquivo Central, seu grau e tempo de duração, bem como cargos, funções ou áreas com permissão de acesso a eles; III aprovar o Termo de Eliminação elaborado pela unidade de arquivo do Tribunal e acompanhar os procedimentos necessários para a efetiva eliminação dos documentos nele contemplados.

§ 2.º A Comissão deverá ser composta, preferencialmente, por: I- servidor responsável pelo Arquivo; II- servidores das unidades organizacionais às quais se refiram os documentos a serem avaliados; III- historiador; IV profissional da área jurídica, que será o responsável pela avaliação do valor legal dos documentos; V profissionais ligados ao campo de conhecimento de que trata o acervo objeto da avaliação (economista, contador, arquiteto, médico, etc.).

Art. 7.° O descarte de documentos na fase corrente será feito pelas unidades organizacionais, após análise e aprovação pela Comissão Permanente de Avaliação de Documentos do Tribunal.

Art. 8. O descarte de documentos na fase intermediária será feito pela unidade de arquivo do Tribunal, que deverá emitir comunicado ao público em geral, mediante publicação desse fato no Diário da Justiça do Estado.

Parágrafo único. O comunicado de que trata o caput deste artigo deverá conter a relação do conjunto documental a ser descartado e fixar o prazo máximo de sessenta dias para eventual retirada de documentos pela parte interessada.

Art. 9.° Os documentos considerados na Tabela de Temporalidade de Documentos como de guarda permanente constituem o Fundo Histórico do TRE-TO e deverão ser preservados em caráter definitivo.

§ 1.º As publicações do Tribunal editadas em papel ou em outras mídias devem ter pelo menos um exemplar encaminhado para guarda permanente no Arquivo Central, após a sua produção

§ 2.º Todos os documentos relativos às solenidades e aos eventos realizados pelo Tribunal devem ser encaminhados para guarda permanente no Arquivo Central, após a sua produção.

I- Integram os documentos de que trata este artigo os registros fotográficos (negativos e ampliações), CDs e fitas de videocassete, bem como aqueles produzidos em outras mídias.

Art. 10. Os casos omissos serão resolvidos pelo Diretor-Geral.

Art. 11. Esta Portaria entra em vigor na data de sua publicação.

Desembargador MARCO VILLAS BOAS
Presidente em Exercício