Constituição Federal (arts. 5º, 22, 37 e 216)

Lei nº 8.159/1991 (Política Nacional de Arquivos Públicos e Privados)

Lei nº 9.605/1998 (Sanções penais e administrativas)

Lei nº 12.527/2011 (Acesso à informação)

Lei nº 12.682/2012 (Documentos em meios eletromagnéticos)

Lei nº 13.709/2018 (Lei Geral de Proteção de Dados - LGPD)

Decreto nº 4.073/2002 (Comissões Permanentes de Avaliação de Documentos)

Decreto nº 4.915/2003 (Sistema de Gestão de Documentos de Arquivos - SIGA)

Decreto nº 7.845/2012 (Credenciamento de segurança)

Decreto nº 10.278/2020 (Digitalização de Documentos )

Resolução CONARQ nº 06/1997 (Terceirização de serviços arquivísticos)

Resolução CONARQ nº 26/2008 (Gestão de documentos nos arquivos do Poder Judiciário)

Resolução CNJ nº 91 (MoReq-Jus)

Resolução CNJ nº 324 (Proname)

Resolução CNJ nº 370 (Estabelece a Estratégia Nacional de Tecnologia da Informação e Comunicação do Poder Judiciário (ENTIC-JUD)).

Manual de Gestão Documental / CNJ, 2021.

Atos do Tribunal Superior Eleitoral

Resolução TSE nº 23.379/2012 (Programa de Gestão Documental)

Portaria nº 1.013/2018 ( Institui Política de Preservação Digital da Justiça Eleitoral)

Nota Técnica nº 1/2020 do Comitê Gestor do Programa de Gestão Documental (CGD-JE)

Manual Gestão Documental na Justiça Eleitoral : organização e diretrizes. TSE, 2021.

Atos do Tribunal Regional Eleitoral do Tocantins

Resolução Nº 505/2021 dispõe sobre a Classificação da Informação quanto à Confidencialidade no âmbito do Tribunal Regional Eleitoral do Tocantins.

Resolução Nº 512/2021 altera a Resolução nº 116, de 15 de fevereiro de 2007, que dispõe sobre o Regulamento da Secretaria do Tribunal Regional Eleitoral do Tocantins.

Resolução Nº 514/2021 institui a Política de Gestão Documental e de Gestão de Memória.

Portaria Nº 330/2023 Institui a Comissão Permanente de Avaliação Documental - CPAD e a Comissão Permanente de Gestão da Memória - CPGM.

Portaria Nº 505/2023 Dispõe sobre os Instrumentos de Gestão Documental no âmbito da Justiça Eleitoral do Estado do Tocantins e dá outras providências.

Portaria Nº 682/2023 Dispõe sobre o Plano de Classificação das Informações e Documentos e a Tabela de Temporalidade de Documentos no âmbito da Justiça Eleitoral do Tocantins e dá outras providências.

A Comissão Permanente de Avaliação Documental (CPAD) foi instituída pela Portaria TRE nº 330/2023 , responsável pela gestão documental no âmbito da Justiça Eleitoral do Tocantins.

Composição

Compete à Comissão Permanente de Avaliação Documental - CPAD (art. 6º da Resolução TRE-TO Nº 514/2021):

I - propor alterações ao Plano de Classificação das Informações e dos Documentos, Plano de Avaliação das Informações e Documentos - Tabela de Temporalidade de Documentos (TTD) e à Lista de Documentos Vitais (LDV), submetendo-os ao CGD-JE;
II - orientar as unidades judiciárias e administrativas a realizar o processo de análise e avaliação da documentação produzida e acumulada no seu âmbito de atuação;
III - identificar, definir e zelar pela aplicação dos critérios de valor secundário dos documentos e processos;
IV - analisar, aprovar e publicar os editais de eliminação de documentos;
V - apreciar pedidos de preservação e alienação dos documentos a serem eliminados;
VI - autorizar a eliminação de documentos com prazos de temporalidade esgotados, conforme o Plano de Avaliação das Informações e Documentos - Tabela de Temporalidade de Documentos (TTD);
VII - realizar estudos e encaminhar propostas ao Comitê do Proname sobre questões relativas à gestão documental e à gestão de memória.

Atas das Reuniões

2024

2023

2022

2021

2020

2019

2018

Editais de Ciência e Eliminação de Documentos

Princípios e Diretrizes (artigo 3º, da Resolução TRE-TO Nº 514/2021): 

I - garantia de acesso às informações necessárias ao exercício de direitos;
II - promoção da cidadania por meio do pleno acesso ao patrimônio arquivístico, bibliográfico, museográfico, histórico e cultural gerido e custodiado pelo Poder Judiciário;
III - produção da narrativa acerca da história do Poder Judiciário e a consequente difusão e consolidação da imagem institucional;
IV - intercâmbio e interlocução com instituições culturais e protetoras do Patrimônio Histórico e Cultural e da área da ciência da informação;
V - interface multidisciplinar e convergência dos saberes ligados às áreas da memória, da história e do patrimônio com aquelas da museologia, da arquivologia, do direito, da gestão cultural, da comunicação social e da tecnologia da informação;
VI - guarda de documentos ou informações necessários à extração de certidões acerca do julgado, na hipótese de eliminação de autos;
VII - manutenção dos documentos em ambiente físico ou eletrônico seguro e a implementação de estratégias de preservação desses documentos desde sua produção e durante o período de guarda definido;
VIII - classificação, avaliação e descrição documental mediante a utilização de normas, planos de classificação e tabelas de temporalidade documental padronizadas, visando preservar as informações indispensáveis à administração das instituições, à memória nacional e à garantia dos direitos individuais;
IX - manutenção da cadeia de custódia ininterrupta, visando garantir os requisitos arquivísticos e a presunção de autenticidade de documentos e processos administrativos e judiciais digitais;
X - padronização das espécies, tipos, classes, assuntos e registros de movimentação de documentos e processos;
XI - adoção de critérios de transferência e de recolhimento dos documentos e processos das unidades administrativas e judiciais para a unidade de gestão documental;
XII - garantia de fidedignidade, integridade e presunção de autenticidade no caso de reprodução ou reformatação de documentos arquivísticos físicos e digitais;
XIII - capacitação e orientação de magistrados e de servidores dos órgãos do Poder Judiciário sobre os fundamentos e instrumentos do Proname;
XIV - adoção do Modelo de Requisitos para Sistemas Informatizados de Gestão de Processos e Documentos (MoReq-Jus);
XV - constituição de unidades de Gestão Documental e de Gestão de Memória, assim como de Comissão Permanente de Avaliação Documental (CPAD);
XVI - fomento às atividades de preservação, pesquisa e divulgação da história do Poder Judiciário e da história nacional ou regional por meio de criação de Museus, Memoriais, Espaços de Memória ou afins, assim como de divulgação do patrimônio contido nos Arquivos judiciais.
XVII - favorecimento do uso de novas tecnologias digitais para ampliar a dimensão informativa dos acervos;
XVIII - compartilhamento de técnicas das ciências da informação, arquivologia, biblioteconomia,
museologia, história, antropologia e sociologia para agregar valor informativo sobre a instituição e seu papel na sociedade;
XIX - colaboração e interação entre as unidades de Memória e de Arquivo;
XX - promoção de iniciativas de preservação do patrimônio arquivístico, mobiliário e imobiliário de caráter histórico e cultural do Poder Judiciário e respectiva divulgação;
XXI - promoção de encontros e seminários para intercâmbio de experiências; e
XXII - registro e divulgação de boas práticas no sítio eletrônico do Conselho Nacional de Justiça.

São Instrumentos do Programa de Gestão Documental (artigo 7º, da Resolução TRE-TO Nº 514/2021): 

I - os sistemas informatizados de gestão de documentos e processos administrativos e judiciais,
bem como os metadados desses sistemas, essenciais à identificação do documento institucional de modo inequívoco em sua relação com os outros documentos;
II - o Plano de Classificação das Informações e dos Documentos, Plano de Avaliação das Informações e Documentos - Tabela de Temporalidade de Documentos (TTD) da Justiça Eleitoral do Tocantins;
III - o Plano de Classificação (Tabelas Processuais Unificadas) e a Tabela de Temporalidade dos Processos Judiciais do Poder Judiciário;
IV - a Tabela de Temporalidade de Documentos Unificada para Processos Judiciais da Justiça Eleitoral;
V - a Lista de Verificação para Baixa Definitiva de Autos;
VI - a Lista de Verificação para Eliminação de Autos Findos;
VII - o Fluxograma de Avaliação, Seleção e Destinação de Autos Findos;
VIII - o Plano para Amostra Estatística Representativa;
IX - o Manual de Gestão Documental do Poder Judiciário. 

INSTRUMENTOS ARQUÍVISTICOS:

1. Plano de Classificação das Informações e dos Documentos

2. Plano de Avaliação e Destinação das Informações e Documentos - Tabela de Temporalidade Documental

3. Regras de Justificação dos Prazos de guarda adotados; (final do anexo 2);

4. Índice demonstrativo (final do anexo 2);

5. Glossário (final do anexo 2);