INSTRUÇÃO NORMATIVA Nº 1, DE 06 DE JANEIRO DE 2011

O DIRETOR-GERAL DO TRIBUNAL REGIONAL ELEITORAL DO TOCANTINS, no uso das atribuições que lhe são conferidas pelo inciso X do art. 75 da Resolução nº 116/2007 (Regulamento da Secretaria), e

CONSIDERANDO o disposto no artigo 30 do Regulamento da Secretaria, que define as competências da Seção de Protocolo e Expedição (SEPEX) quanto ao recebimento, registro, expedição e classificação de correspondências, processos e documentos administrativos e judiciais, bem como a sua distribuição às unidades do Tribunal;

CONSIDERANDO a necessidade de normatizar os procedimentos de protocolo, expedição e distribuição de documentos institucionais e particulares no âmbito da Secretária do Tribunal, a fim de promover a melhoria contínua na gestão da informação, RESOLVE:

Art. 1º As atividades de protocolo, distribuição e expedição de correspondências na Secretaria do Tribunal Regional Eleitoral do Tocantins serão efetuadas pela Seção de Protocolo e Expedição (SEPEX).

§1º Para os fins desta Instrução Normativa, o termo “correspondência” compreende os processos, materiais, cartas, impressos, faturas e demais documentos recebidos ou expedidos.

CAPÍTULO I

DAS CORRESPONDÊNCIAS RECEBIDAS

Art. 2º A SEPEX efetuará a separação das correspondências de natureza institucional das correspondências de interesse particular dos servidores.

§1º Na triagem das correspondências serão observadas as seguintes definições:

I – de natureza institucional: toda correspondência que estiver endereçada ao Tribunal Regional Eleitoral do Tocantins ou a qualquer uma das suas unidades administrativas e que contenha o nome do destinatário acompanhado do respectivo cargo;

II – de natureza particular: toda correspondência que não apresente as características do inciso I deste parágrafo e na qual possa ser identificado o caráter pessoal no envelope ou embalagem.

§ 2º A correspondência de caráter institucional será aberta pela SEPEX para conferência e processamento técnico.

§ 3º A correspondência em que não possa ser identificado o caráter pessoal ou que contenha, no endereçamento, o cargo exercido e a unidade de lotação do servidor no Tribunal, receberá, no momento da triagem, o mesmo tratamento dos documentos institucionais.

Art. 3º As correspondências institucionais, que necessitem de acompanhamento do trâmite, serão registradas no Sistema de Acompanhamento de Documentos e Processos (SADP).

Art. 4º Após recebidas e protocolizadas, as correspondências serão distribuídas às unidades de destino. Parágrafo único. As correspondências de natureza judicial terão prioridade sobre as de natureza administrativa; assim como as faturas terão prioridade sobre os demais documentos administrativos.

Art. 5º As correspondências que contenham nos respectivos envelopes as inscrições “CONFIDENCIAL”, “SIGILOSO” ou expressão equivalente e, ainda, as destinadas à Ouvidoria Eleitoral, as de caráter pessoal e as referentes aos procedimentos licitatórios não serão abertas.

Art. 6º As correspondências institucionais recebidas na SEPEX já abertas ou adulteradas, serão certificadas e encaminhadas à unidade de destino.

Art. 7º As correspondências de caráter particular não receberão registro ou providência para controle ou recuperação da informação e caberá à SEPEX apenas a entrega na unidade de lotação do servidor. Parágrafo único. A SEPEX não responderá pela eventual perda ou extravio de correspondência particular de servidor, tampouco pela perda de prazo ocasionada pela entrega intempestiva ao destinatário.

Art. 8º As correspondências recebidas pela SEPEX, endereçadas a pessoas que não exerçam suas tarefas no Tribunal, serão:

I – devolvidas, quando entregues pela ECT;

II – desconsideradas, quando remetidas via fax;

III – devolvidas ao portador, quando entregues em mãos.

Art. 9º Correspondências encaminhadas ao Tribunal, nas quais não conste destinatário específico, serão abertas para verificação.

§ 1º Em caso de identificação do destinatário no interior do documento, este será encaminhado à unidade de lotação do servidor.

§ 2º Caso não seja possível identificar o destinatário, o documento será lacrado, certificado e encaminhado à Diretoria-Geral para análise.

CAPITULO II

DA EXPEDIÇÃO DE CORRESPONDÊNCIAS

Art. 10. É vedada à SEPEX a expedição de correspondências particulares. Parágrafo único. A responsabilidade pela definição da natureza do documento a expedir, se oficial ou particular, é da unidade remetente.

Art. 11. Todos os processos e documentos protocolados e recebidos nas unidades do Tribunal que necessitem ser expedidos às zonas eleitorais ou a órgãos externos, deverão ser encaminhados à SEPEX, via SADP, acompanhados de 2 (duas) vias do recibo emitido por este sistema.

§1º A expedição de documentos e processos de que trata o caput deverá ser solicitada via SADP;

§2º A SEPEX fará o recebimento em uma das vias a ser devolvida à Seção solicitante; a outra será encaminhada juntamente com o documento e, ao retornar, ficará retida nessa Seção para arquivamento;

Art. 12. Para o envio de documentos ou materiais deverão ser adotados os seguintes procedimentos:

I – O documento ou material a ser enviado deverá ser acondicionado em envelope ou embalagem, devidamente identificados o destinatário e o remetente com nome, endereço completo e código de endereçamento postal;

II - Os documentos identificados como sigilosos serão encaminhados em envelope lacrado contendo o termo “SIGILOSO”, em destaque.

Art. 13. Os documentos expedidos serão, ainda, registrados em sistema de postagem gerenciado pela SEPEX para controle de envio.

Art. 14. Os documentos serão recebidos pela SEPEX exclusivamente no horário regular de funcionamento da unidade.

§ 1º Os documentos recebidos, automaticamente via fax, após o encerramento do horário de funcionamento serão protocolados no dia útil seguinte.

§ 2º Os documentos recebidos na SEPEX após às 16 horas serão expedidos no dia útil seguinte.

§ 3º Os processos destinados ao Tribunal Superior Eleitoral, recebidos na SEPEX após às 17 horas, serão remetidos via malote no dia útil seguinte.

Art. 15. A documentação que retornar ao Tribunal, proveniente de Cartórios Eleitorais e outros Órgãos, deverá ser entregue à Seção de Protocolo e Expedição para ser efetuado o registro no SADP, mantendo, dessa forma, o Sistema atualizado.

Art. 16. As correspondências encaminhadas aos Cartórios deverão estar devidamente relacionadas, para possibilitar a discriminação na guia de remessa.

Art. 17. O serviço de “remessas expressas” somente será utilizado com anuência da SEPEX, submetidos os casos excepcionais à aprovação do Diretor-Geral.

Art. 18. Os documentos a serem expedidos com “Aviso de Recebimento” (AR) deverão ser enviados à SEPEX com o formulário de AR devidamente preenchido com a declaração do seu conteúdo e identificação da unidade responsável pela sua expedição. Parágrafo único. O Aviso de Recebimento será devolvido à unidade remetente assim que retornar ao Tribunal, imediatamente após a sua devolução pela ECT, desde que observadas as condições contidas no caput.

Art. 19. Os documentos expedidos e não entregues no destino, serão devolvidos à unidade remetente para ciência do motivo da devolução e demais providências.

Art. 20. O encaminhamento dos processos sigilosos à SEPEX obedecerão às seguintes medidas de segurança:

I – acondicionamento dos anexos em envelope opaco ou caixa, devidamente lacrado, no qual será inscrito o número do processo a que se refere e a indicação “CONTEÚDO SIGILOSO”;

II – apresentação do recibo juntamente com o envelope ou caixa.

Art. 21. A expedição dos processos sigilosos a outros órgãos deverá atender às seguintes prescrições:

I – o envelope ou caixa que apresentar o termo “SIGILOSO” deverá, necessariamente, ser acondicionado em outra caixa, que não terá qualquer indicação do caráter sigiloso ou do teor do documento;

II – na caixa externa serão inscritos os nomes e endereços do remetente e do destinatário.

Art. 22. Os casos excepcionais serão avaliados pela Coordenadoria de Gestão da Informação.

Art. 23. O registro dos documentos no SADP, de acordo com a sua ordem cronológica de protocolização, será efetuado com a utilização do dicionário Thesaurus para realizar a indexação.

Art. 24. A fim de garantir a segurança das correspondências que tramitam pela SEPEX, fica terminantemente proibido o ingresso e a permanência, nas dependências daquela Seção, de pessoas estranhas aos serviços, sejam elas servidoras ou não.

Art. 25. Os servidores lotados na SEPEX tem dever de sigilo sobre o conteúdo de quaisquer documentos aos quais tiverem acesso, em razão das suas atribuições.

Art. 26. Esta instrução normativa entra em vigor na data de sua publicação no Boletim Interno deste Tribunal

LUCIANO RODRIGUES

Diretor-Geral