INSTRUÇÃO NORMATIVA Nº 3, DE 06 DE JULHO DE 2021

O PRESIDENTE DO TRIBUNAL REGIONAL ELEITORAL DO TOCANTINS, no uso das atribuições que lhe são conferidas pelo art. 20, inciso XV, do Regimento Interno,

CONSIDERANDO o disposto nos artigos 7º da Lei nº 8.666/1993 e do art. 3º, XI, do Decreto nº 10.024/2019;

CONSIDERANDO a Instrução Normativa de nº 05/2017, do Ministério de Planejamento, Desenvolvimento e Gestão ;

CONSIDERANDO a Resolução CNJ nº 347/2020 , que dispõe sobre a Política de Governança das Contratações Públicas no Poder Judiciário;

CONSIDERANDO, ainda, a necessidade de padronizar os procedimentos e rotinas pertinentes ao planejamento dos processos de contratação no âmbito deste Regional;

CONSIDERANDO, por fim, a Portaria da Diretoria-Geral nº 51/2016 , que instituiu comissão para a realização de estudos necessários, pesquisas e proposição de normativo sobre o planejamento de compras e contratações, nos termos do procedimento administrativo instruído no SEI nº 0030734-72.2016.6.27.8000 .

RESOLVE:

CAPÍTULO I
DO PLANEJAMENTO DA CONTRATAÇÃO

Art. 1º O planejamento da contratação consistirá nas seguintes etapas:

I – estudos preliminares;

II – gerenciamento de riscos; e

III – termo de referência/projeto básico.

§ 1º As situações que ensejam a dispensa ou inexigibilidade da licitação exigem o cumprimento das etapas do planejamento da contratação, no que couber.

§ 2º Salvo o gerenciamento de riscos relacionado à fase de gestão do contrato, as etapas I e II do caput ficam dispensadas quando se tratar de:

a) contratações de serviços cujos valores se enquadram nos limites dos incisos I e II do art. 24 da Lei nº 8.666/1993 ; ou

b) contratações previstas nos incisos IV e XI do art. 24 da Lei nº 8.666/1993 .

§ 3º As contratações de serviços prestados de forma contínua, passíveis de prorrogações sucessivas, de que trata o art. 57 da Lei nº 8.666/1993 , caso sejam objeto de renovação da vigência, ficam dispensadas das etapas I, II e III do caput, salvo o gerenciamento de riscos da fase de gestão de contratos.

Seção I
Dos procedimentos iniciais para elaboração do planejamento da contratação

Art. 2º A unidade demandante realizará os seguintes procedimentos iniciais do Planejamento da Contratação:

I - elaboração do Documento de Oficialização da demanda (DOD), conforme modelo do Anexo I, que contemple:

a) a justificativa da necessidade da contratação, considerando o Planejamento Estratégico, se for o caso;

b) o quantitativo a ser contratado;

c) a previsão de data em que deve ser entregue o objeto ou iniciada a prestação dos serviços;

e) a informação se a demanda consta no Plano de Contratações e/ou Plano Anual de Capacitação​;

f) a indicação dos objetivos constantes do planejamento estratégico do Tribunal;

g) a indicação do servidor ou servidores para compor a equipe que irá elaborar os Estudos Preliminares e o Gerenciamento de Risco; e

h) se necessário, a indicação do servidor a quem será confiada a fiscalização dos serviços, o qual poderá participar de todas as etapas do planejamento da contratação.

II- envio do DOD à Secretaria de Administração e Orçamento (SADOR).

Art. 3º Recebido o DOD, a SADOR deverá:

I - indicar o Integrante Administrativo para a composição da Equipe de Planejamento da Contratação;

II - verificar se a demanda está incluída no rol de contratações previstas e aprovadas no Plano de Contratações;

III – remeter os autos ao Diretor-Geral.

Art. 4º Recebido o DOD, o Diretor-Geral poderá:

I) caso a demanda esteja incluída no Plano de Contratações, instituir a Equipe de Planejamento da Contratação;

II) caso a demanda não esteja incluída no Plano de Contratações, aprovar provisoriamente o DOD e submeter sua decisão ao Comitê de Gestão Estratégica para deliberação definitiva.

§ 1º Se o Comitê de Gestão Estratégica confirmar a aprovação do Diretor-Geral, determinará a inclusão da demanda no Plano de Contratações.

§ 2º Se o Diretor-Geral ou o Comitê de Gestão Estratégica rejeitar a demanda, o processo será sobrestado ou arquivado na Unidade Demandante.

Seção II
Dos Estudos Preliminares

Art. 5º A equipe de Planejamento da Contratação deve realizar Estudos Preliminares conforme as diretrizes constantes do Anexo II.

§ 1º O documento que materializa os Estudos Preliminares deve conter, quando couber, o seguinte conteúdo:

I - necessidade da contratação;

II - referência a outros instrumentos de planejamento do órgão ou entidade, se houver;

III - requisitos da contratação;

IV - estimativa das quantidades, acompanhadas das memórias de cálculo e dos documentos que lhe dão suporte;

V - levantamento de mercado e justificativa da escolha do tipo de solução a contratar;

VI - estimativas de preços ou preços referenciais;

VII - descrição da solução como um todo;

VIII - justificativas para o parcelamento ou não da solução quando necessária para individualização do objeto;

IX - demonstrativo dos resultados pretendidos em termos de economicidade e de melhor aproveitamento dos recursos humanos, materiais ou financeiros disponíveis;

X - providências para adequação do ambiente do órgão;

XI - contratações correlatas e/ou interdependentes; e

XII - declaração da viabilidade ou não da contratação.

§ 2º Todos os Estudos Preliminares devem conter, no mínimo, o disposto nos incisos I, IV, VI, VIII e XII do § 1º deste artigo.

§ 3º A equipe de planejamento da contratação deverá apresentar justificativas no próprio documento que materializa os Estudos Preliminares quando não contemplar quaisquer dos incisos de que trata o § 1º deste artigo;

Seção III
Do Gerenciamento de Riscos

Art. 6º O Gerenciamento de Riscos é um processo que consiste nas seguintes atividades:

I - identificação dos principais riscos que possam comprometer a efetividade do Planejamento da Contratação ou que impeçam o alcance dos resultados que atendam às necessidades da contratação;

II - avaliação dos riscos identificados, consistindo da mensuração da probabilidade de ocorrência e do impacto de cada risco;

III - tratamento dos riscos considerados inaceitáveis por meio da definição das ações para reduzir a probabilidade de ocorrência dos eventos ou suas consequências;

IV - para os riscos que persistirem inaceitáveis, definição das ações de contingência para o caso de os eventos correspondentes aos riscos se concretizarem; e

V - definição dos responsáveis pelas ações de tratamento dos riscos e das ações de contingência.

Parágrafo único. A responsabilidade pelo Gerenciamento de Riscos compete à equipe de Planejamento da Contratação.

Art. 7º O Gerenciamento de Riscos materializa-se no documento Mapa de Riscos.

§ 1º O Mapa de Riscos deve ser atualizado e juntado aos autos do processo de contratação:

I - ao final da elaboração dos Estudos Preliminares; e

II - ao final da elaboração do Termo de Referência ou Projeto Básico.

§ 2º Para elaboração do Mapa de Riscos poderá ser observado o modelo constante do Anexo III.

Seção IV
Do Projeto Básico ou Termo de Referência

Art. 8º O Projeto Básico ou Termo de Referência deverá ser elaborado a partir dos Estudos Preliminares, do Gerenciamento de Risco e conforme as diretrizes constantes do Anexo IV.

§ 1º Cumpre à Unidade Solicitante a elaboração do Termo de Referência ou Projeto Básico, com o auxílio da Equipe de Planejamento.

§ 2º A Unidade Solicitante avaliará a pertinência de modificar ou não os Estudos Preliminares e o Gerenciamento de Risco, a depender da temporalidade da contratação.

Art. 9º O Projeto Básico ou Termo de Referência deve conter os seguintes elementos, sem prejuízo de outros que melhor atendam às especificidades e complexidades de cada objeto:

I - definição do objeto, de forma clara, concisa e objetiva;

II - justificativa da contratação, com a demonstração da necessidade administrativa a ser suprida e os benefícios advindos do futuro contrato;

III - quantidade inicial e final a contratar ou a registrar, conforme o caso;

IV – objetivo estratégico ao qual está vinculada a contratação;

V - previsão de apresentação de amostras, se necessária, com as devidas justificativas e critérios objetivos de julgamento;

VI - necessidade de vistoria por parte do licitante como condição para apresentar proposta, desde que devidamente justificada;

VII - local e condições de entrega ou forma de apresentação do produto ou de execução do serviço;

VIII - prazos de entrega do objeto, de início da execução e da vigência contratual;

IX - condições para recebimento do objeto;

X - garantias cabíveis;

XI - prazo e condições de pagamento;

XII - exigências relativas à capacidade técnica do licitante, quando for o caso;

XIII - critérios de sustentabilidade ambiental, quando for o caso;

XIV - metodologia de execução, podendo-se adotar normas técnicas aplicáveis;

XV  - obrigações do contratante e da contratada;

XVI - hipóteses de inexecução parcial ou total do contrato, com respectivas penalidades aplicáveis;

XVII - Instrumento de Medição de Resultados – IMR, quando for o caso;

XVIII - cronograma físico-financeiro, quando for o caso;

XIX - planilha detalhada de formação de preços, contendo custos unitários e total, com base na pesquisa de mercado, quando for o caso;

XX - indicação do modelo de gestão do contrato, quando for o caso;

XXI - identificação do solicitante, contendo nome e assinatura do responsável pela elaboração do projeto básico/termo de referência.

Art. 10. A Unidade Solicitante será responsável pelo acompanhamento da tramitação do processo de contratação até o efetivo recebimento do objeto.

Seção V
Do Plano de Contratações

Art. 11. O Plano de Contratações do Tribunal Regional Eleitoral do Tocantins será elaborado anualmente pela SADOR, até o dia 30 de abril em sua versão preliminar e publicada até o dia 30 de outubro do exercício anterior ao ano de sua execução, de modo a incluir todas as contratações necessárias ao alcance dos objetivos estabelecidos no Planejamento Estratégico do TRE-TO, excluídas as contratações da Tecnologia da Informação.

§ 1º O Plano de Contratações deverá conter, no mínimo:

I – o código de item;

II – a unidade requisitante do item;

III – a quantidade a ser adquirida ou contratada;

IV – a descrição sucinta ou do objeto;

V – a justificativa para a necessidade da aquisição ou contratação;

VI – a estimativa preliminar do valor;

VII – o grau de prioridade da compra ou contratação, com graduações de alto, médio e baixo; e

VIII – a data estimada para a compra ou contratação.

§ 2º O Plano de Contratações deverá ser submetido até o dia 30 (trinta) de setembro de cada ano ao Comitê de Gestão Estratégica, que deliberará sobre as ações e os investimentos a serem realizados.

§ 3º Se o Plano de Contratações for aprovado pelo Comitê de Gestão Estratégica, deverá ser enviado ao Presidente do Tribunal Regional Eleitoral do Tocantins para ciência, demais providência e posterior encaminhamento à SADOR, para publicação na intranet/internet. Além disso, cópia do plano aprovado deverá ser enviada às demais Secretarias deste Regional, objetivando o acompanhamento e o controle conjunto de sua execução.

§ 4º O Plano de Contratações poderá ser revisado sempre que necessário.

§ 5º O acompanhamento e o controle da execução do Plano de Contratações ficarão sob a responsabilidade da SADOR.

§ 6º As hipóteses de dispensa ou inexigibilidade de licitação abaixo dos limites previstos nos incisos I e II do artigo 24 da Lei nº 8.666/1993 serão aprovadas pelo Diretor-Geral, dispensada sua aprovação pelo Comitê de Gestão Estratégica.

CAPÍTULO II
DAS DISPOSIÇÕES FINAIS

Art. 12. O cumprimento dessa Instrução Normativa não exclui a observância das demais normas pertinentes.

Art. 13. Ficam aprovados os anexos dessa Instrução Normativa para auxiliarem os requisitantes de contratações e aquisições neste Regional, sendo:

I - Anexo I - Modelo de Documento de Oficialização da Demanda;

II - Anexo II - Diretrizes para elaboração dos Estudos Preliminares;

III - Anexo III - Modelo de Mapa de Risco; e

IV - Anexo IV - Diretrizes para elaboração do Termo de Referência/Projeto Básico.

Art. 14. Esta Instrução Normativa entra em vigor na data de sua publicação.

Art. 15. Revoga-se a Instrução Normativa nº 09, de 06 de novembro de 2018 .

Desembargador HELVÉCIO DE BRITO MAIA NETO
Presidente

ANEXO I

Documento de Oficialização da Demanda (DOD)

ANEXO II

DIRETRIZES PARA ELABORAÇÃO DOS ESTUDOS PRELIMINARES

1. As contratações devem ser precedidas de Estudos Preliminares para análise da sua viabilidade e o levantamento dos elementos essenciais que servirão para compor Termo de Referência ou Projeto Básico, de forma que melhor atenda às necessidades da Administração.

2. São diretrizes gerais para a elaboração dos Estudos Preliminares:

a) Listar e examinar os normativos que disciplinam os serviços a serem contratados, de acordo com a sua natureza;
b) Analisar a contratação anterior, ou a série histórica, se houver, para identificar as inconsistências ocorridas nas fases do Planejamento da Contratação, Seleção do Fornecedor e Gestão do Contrato, com a finalidade de prevenir a ocorrência dessas nos ulteriores Termos de Referência ou Projetos Básicos;

3. São diretrizes específicas a cada elemento dos Estudos Preliminares as seguintes:
3.1. Para a identificação da necessidade da contratação:
a) Atentar que a justificativa da necessidade deve ser fornecida pela unidade solicitante da contratação.
3.2. Referência ao Planejamento Estratégico;

3.3. Requisitos da contratação:
a) Elencar os requisitos necessários ao atendimento da necessidade;
b) No caso de serviços, definir e justificar se o serviço possui natureza continuada ou não;
c) Incluir, se possível, critérios e práticas de sustentabilidade que devem ser veiculados como especificação técnica do objeto ou como obrigação da contratada;
d) Avaliar a duração inicial do contrato de prestação de serviços de natureza continuada, que poderá, ser superior a 12 meses, e justificar a decisão;
e) Identificar a necessidade de a contratada promover a transição contratual com transferência de conhecimento, tecnologia e técnicas empregadas;
f) Elaborar quadro identificando as soluções de mercado (produtos, fornecedores, fabricantes etc.) que atendem aos requisitos especificados e, caso a quantidade de fornecedores seja considerada restrita, verificar se os requisitos que limitam a participação são realmente indispensáveis, de modo a avaliar a retirada ou flexibilização destes requisitos.
3.4. Estimativas das quantidades:
a) Definir e documentar o método para a estimativa das quantidades a serem contratadas;
b) Utilizar informações das contratações anteriores se for o caso;
c) Incluir nos autos as memórias de cálculo e os documentos que lhe dão suporte;
d) Para os casos em que houver a necessidade de materiais específicos, cuja previsibilidade não se mostra possível antes da contratação, avaliar a inclusão de mecanismos para tratar essa questão.
3.5. Levantamento de mercado e justificativa da escolha do tipo e solução a contratar:

a) Considerar diferentes fontes, podendo ser analisadas contratações similares feitas por outros órgãos e entidades, com objetivo de identificar a existência de novas metodologias, tecnologias ou inovações que melhor atendam às necessidades da Administração;
b) Em situações específicas ou nos casos de complexidade técnica do objeto, poderá ser realizada audiência pública para coleta de contribuições a fim de definir a solução mais adequada visando preservar a relação custo-benefício;
3.6. Estimativas de preços ou preços referenciais:
a) Definir e documentar o método para estimativa de preços ou meios de previsão de preços referenciais;
b) Incluir nos autos as memórias de cálculo da estimativa de preços ou dos preços referenciais e os documentos que lhe dão suporte;
3.7. Descrição da solução como um todo:
a) Descrever todos os elementos que devem ser produzidos/contratados/executados para que a contratação produza resultados pretendidos pela Administração;
3.8. Justificativas para o parcelamento ou não da solução:
a) O parcelamento da solução é a regra devendo a licitação ser realizada por item, sempre que o objeto for divisível, desde que se verifique não haver prejuízo para o conjunto da solução ou perda de economia de escala, visando propiciar a ampla participação de licitantes, que embora não disponham de capacidade para execução da totalidade do objeto, possam fazê-lo com relação a itens ou unidades autônomas;
b) Definir e documentar o método para avaliar se o objeto é divisível, levando em consideração o mercado fornecedor, podendo ser parcelado caso a contratação nesses moldes assegure, concomitantemente:

b.1) ser técnica e economicamente viável;
b.2) que não haverá perda de escala; e
b.3) que haverá melhor aproveitamento do mercado e ampliação da competitividade;

3.9. Demonstrativo dos resultados pretendidos em termos de economicidade e de melhor aproveitamento dos recursos humanos, materiais ou financeiros disponíveis:
a) Declarar os benefícios diretos e indiretos que a Administração almeja com a contratação, em termos de economicidade, eficácia, eficiência, de melhor aproveitamento dos recursos humanos, materiais e financeiros disponíveis, inclusive com respeito a impactos ambientais positivos (por exemplo, diminuição do consumo de papel ou de energia elétrica), bem como, se for o caso, de melhoria da qualidade de produtos ou serviços oferecidos à sociedade.
3.10. Providências para adequação do ambiente do órgão:
a) Elaborar cronograma com todas as atividades necessárias à adequação do ambiente da organização para que a contratação surta seus efeitos e com os responsáveis por esses ajustes nos diversos setores;
b) Considerar a necessidade de capacitação de servidores para atuarem na contratação e fiscalização dos serviços de acordo com as especificidades do objeto a ser contratado;
c) Juntar o cronograma ao processo e incluir, no Mapa de Riscos, os riscos de a contratação fracassar caso os ajustes não ocorram em tempo.
3.11. Indicação de Critério de Sustentabilidade, justificando se não houver.
3.12. Declaração da viabilidade ou não da contratação:
a) Explicitamente declarar que a contratação é viável ou que a contratação não é viável, justificando com base nos elementos anteriores dos Estudos Preliminares.
4. Sempre que for possível identificar os servidores que participarão da fiscalização do contrato, os quais poderão ser convidados a participar do Planejamento da Contratação.

ANEXO III

MODELO DE MAPA DE RISCO

ANEXO IV

DIRETRIZES PARA ELABORAÇÃO DO PROJETO BÁSICO (PB) OU TERMO DE REFERÊNCIA (TR)

_________________________________________________________________________

O campo Objeto

Neste campo devem estar presentes as características completas do material ou do serviço necessário ao seu entendimento, definindo-se o objeto de forma clara, concisa e objetiva com todas as especificações necessárias (descrição do bem ou do serviço, rendimento, dimensões, unidade de medida, cor e outros) para evitar dúvidas aos participantes do certame e proporcionar a mais ampla participação de interessados na licitação, com vistas a selecionar a proposta mais vantajosa ao interesse publico.

Deve ser evitado o direcionamento do pedido, procurando não incluir especificações fielmente transcritas de prospectos ou catálogos de determinado fornecedor, o que poderá frustrar o procedimento e incorrer em ilegalidade.

_________________________________________________________________________

No campo Justificativa e benefícios da contratação

Justificar a contratação demonstrando a necessidade administrativa a ser suprida e os benefícios para o TRE/TO advindos da contratação.

___________________________________________________________________________

No campo Quantitativos e valores

Informar os itens a serem contratados com os respectivos valores unitários e totais obtidos a partir da pesquisa de preços (que deverá vir anexa), bem como o(s) código(s) de acordo com o catálogo do Comprasnet.

Em se tratando de serviço, será informado o valor mensal e total de contratação. No caso de registro de preços, deverá ser informada a quantidade total a ser registrada e a quantidade mínima inicial de contratação, bem como os valores unitários e totais dos itens.

_________________________________________________________________________

No campo Objetivo Estratégico

Indicar qual o objetivo estratégico ao qual está vinculada a contratação.

__________________________________________________________________________

No campo Amostra

Indicar se para tal contratação é necessário examinar amostra do objeto licitado antes da aceitação da proposta do licitante. Caso seja necessário, deve-se justificar tal exigência e apresentar os critérios objetivos de julgamento da amostra.

_____________________________________________________________________________

No campo Vistoria

Informar a necessidade de vistoria pelo licitante para conhecimento do local e condições de execução do objeto. Caso seja necessário deve-se apresentar justificativas para a exigência.

_____________________________________________________________________________

No campo Entrega

Determinar o local para o contratado entregar o objeto ou realizar o serviço, bem como a forma de apresentação.

________________________________________________________________________

No campo Prazos

Indicar o prazo para entrega do objeto ou início de execução dos serviços, bem como prazo de vigência contratual.

________________________________________________________________________

No campo Condições para recebimento

Estabelecer as condições para o recebimento provisório e definitivo do objeto.

_________________________________________________________________________

No campo Garantias

Informar as garantias legais, contratuais ou técnicas e a forma de operacionalização das mesmas.

Garantia Técnica é aquela que assegura o funcionamento de determinado equipamento ou bem. Em razão dela, a contratada é obrigada a reparar, corrigir, remover, reconstruir ou substituir, às suas expensas o objeto do contrato em que se verificar vícios, defeitos ou incorreções, resultantes da execução ou de materiais empregados. Garantia Contratual é aquela que tem por objetivo fazer frente aos riscos do não cumprimento do contrato. Deve-se avaliar a necessidade da exigência da garantia, de acordo com a  complexidade do objeto do contrato, visando assegurar sua execução e evitar prejuízos ao patrimônio público.

_____________________________________________________________________________

No campo Prazo e condições de pagamento

Informar prazo e condições de pagamento.

_________________________________________________________________________

No campo Exigências de capacidade técnica

Informar os requisitos de capacidade técnica exigidos do licitante para execução do objeto, como por exemplo:

- Comprovação de aptidão para desempenho de atividade pertinente e compatível com o objeto, mediante apresentação de atestado de capacidade técnica;

- Declaração de que terá o quantitativo de pessoal e equipamentos necessários e suficientes para execução do objeto;

- Registro ou inscrição na entidade profissional competente.

_______________________________________________________________________

No campo Critérios de sustentabilidade

Definir os critérios de sustentabilidade na aquisição de bens ou práticas de sustentabilidade na execução dos serviços, observado a legislação vigente.

________________________________________________________________________

No campo Metodologia de Execução

Indicar a metodologia que a contratada deve empregar na execução do serviço.

_______________________________________________________________________

No campo Obrigações

Elencar as obrigações do contratante (TRE/TO) e da contratada (empresa vencedora do certame).

________________________________________________________________________

No campo Hipóteses de inexecução do contrato

Expor o que será considerado inexecução total ou parcial do contrato e as penalidades que tal inexecução pode ensejar, relacionando-as.