RESOLUÇÃO Nº 228, DE 15 DE JUNHO DE 2011.

O TRIBUNAL REGIONAL ELEITORAL DO TOCANTINS, no uso das atribuições que lhe são conferidas pelo art. 18 do seu Regimento Interno, com respaldo no artigo 96, inciso I, alíneas “a” e “b”, da Constituição Federal, e art. 8º da Resolução TRE/TO nº 209, de 25 de maio de 2010, e

CONSIDERANDO a necessidade de disciplinar o funcionamento e os procedimentos internos da Ouvidoria Regional Eleitoral do Tocantins – ORE/TO, órgão de defesa dos direitos e garantias fundamentais do cidadão e de aprimoramento dos serviços do Tribunal;

RESOLVE:

Art. 1º O funcionamento da Ouvidoria Regional Eleitoral do Tocantins – ORE/TO obedecerá ao disposto na Resolução TRE/TO nº 209/2010 e nesta Resolução.

Art. 2º A atuação da Ouvidoria obedecerá aos princípios constitucionais da legalidade, da moralidade, da impessoalidade, da publicidade, da eficiência, da equidade, da economicidade e da transparência e, também, ao seguinte:

I – garantir a todos os cidadãos um caráter de discrição e fidedignidade;

II – facilitar o acesso à ORE/TO, simplificando seus procedimentos e estabelecendo canais de comunicação de forma aberta e objetiva;

III – proceder com transparência e imparcialidade;

IV – resguardar as informações de caráter sigiloso;

V – responder ao cidadão no menor prazo possível;

VI – trabalhar em conjunto com a administração e toda a estrutura organizacional do Tribunal, a fim de prestar um atendimento de excelência ao cidadão;

VII – desempenhar um papel educativo junto ao usuário da Justiça Eleitoral, buscando esclarecer as formas de acesso aos serviços e informações.

Art. 3º Compete à Ouvidoria Regional Eleitoral:

I - receber consultas, diligenciar junto aos setores administrativos competentes e prestar informações e esclarecimentos sobre os atos praticados no âmbito do Tribunal;

II - receber informações, sugestões, reclamações, notícias de irregularidades, críticas e elogios sobre as atividades do Tribunal e encaminhar tais manifestações aos setores administrativos competentes, mantendo o interessado sempre informado sobre as providências adotadas;

III - promover a apuração das reclamações acerca de deficiências na prestação dos serviços, abusos e erros cometidos por servidores e magistrados, ressalvada a competência da Corregedoria e Presidência do Tribunal;

IV - sugerir aos demais órgãos do Tribunal a adoção de medidas administrativas tendentes à melhoria e ao aperfeiçoamento das atividades desenvolvidas, com base nas informações, sugestões, reclamações, notícias de irregularidades, críticas e elogios recebidos;

V - apresentar e dar publicidade aos dados estatísticos acerca das manifestações recebidas e providências adotadas;

VI – encaminhar, trimestralmente, ao Presidente do Tribunal relatório das atividades desenvolvidas pela Ouvidoria;

VII – desenvolver outras atividades correlatas.

Art. 4º Não serão admitidas pela Ouvidoria:

I - consultas, reclamações, notícias de irregularidades e postulações que exijam providência ou manifestação da competência do Plenário ou da Corregedoria Regional Eleitoral;

II - notícias de fatos que constituam crimes, tendo em vista as competências institucionais do Ministério Público e das polícias, nos termos dos artigos 129, inciso I, e 144 da Constituição Federal ;

III - reclamações, críticas ou notícias anônimas;

IV – questionamento visando assessoramento técnico em consulta jurídica, ainda que em matéria eleitoral.

§ 1º Nas hipóteses previstas nos incisos I e II, a manifestação será encaminhada ao órgão competente, informando-se ao interessado; nas hipóteses dos incisos III e IV, a manifestação será arquivada, informando-se, no último caso, ao consulente.

§ 2º As manifestações relativas a órgãos não integrantes da Justiça Eleitoral serão remetidas aos respectivos órgãos, comunicando-se essa providência ao interessado.

Art. 5º A Ouvidoria Regional Eleitoral, com sede na Capital do Estado, terá estrutura permanente e adequada ao cumprimento de suas finalidades.

Art. 6º Integram a estrutura administrativa da Ouvidoria Eleitoral:

I – o Ouvidor Eleitoral;

II – o Assistente da Ouvidoria ;

III – servidores de apoio da Ouvidoria Eleitoral.

§ 1º O Ouvidor Eleitoral e seu substituto serão escolhidos pela maioria do Tribunal Pleno, dentre seus membros efetivos, para o período de dois anos, não permitida a recondução.

§ 2° A escolha do Ouvidor e de seu substituto se dará na mesma sessão extraordinária destinada à eleição para os cargos de Presidente, Vice-Presidente/Corregedor do Tribunal, observando o mesmo procedimento.

§ 3º Vagando os cargos de Ouvidor e de seu substituto no curso do mandato, o Tribunal elegerá outros membros para completarem o período.

§ 4º O Presidente do Tribunal designará os servidores necessários para integrarem a estrutura administrativa da Ouvidoria Eleitoral, cabendo ao Ouvidor Eleitoral a indicação do Assistente, o qual exercerá a coordenação das atividades da Ouvidoria.

§ 5º No caso de impedimento ou afastamento do titular, as atribuições do Assistente da Ouvidoria serão exercidas por servidor indicado pelo Ouvidor Eleitoral, preferencialmente lotado na própria Ouvidoria ou, não sendo possível, em seu Gabinete.

Art. 7º São atribuições do Ouvidor Regional Eleitoral:

I - promover a comunicação ágil e dinâmica entre o cidadão e a Justiça Eleitoral;

II – zelar pelos direitos do cidadão, em particular os dos jurisdicionados e usuários dos serviços da instituição;

III – exercer amplos poderes investigatórios, gozando das garantias funcionais assecuratórias da independência e da autonomia da Ouvidoria Eleitoral;

IV – receber e impulsionar a investigação das reclamações e notícias de irregularidades apresentadas por cidadãos contra os serviços prestados pela Justiça Eleitoral no Tocantins, propondo as soluções e a eliminação das causas;

V – encaminhar as notícias de descumprimento da norma eleitoral à autoridade competente para a devida apuração, informando tal providência ao noticiante;

VI – analisar os dados estatísticos das manifestações e os respectivos encaminhamentos;

VII – esclarecer dúvidas e auxiliar os cidadãos acerca dos serviços prestados pela Justiça Eleitoral, atuando na prevenção e na solução de conflitos;

VIII – requisitar informações e documentos a qualquer órgão ou servidor do Tribunal e dos cartórios eleitorais;

IX – solicitar à autoridade competente a promoção de diligências, quando necessárias;

X – determinar, motivadamente, o arquivamento de notícias de irregularidades ou reclamações quando manifestamente improcedentes;

XI – apresentar, em Sessão Plenária, relatório trimestral das atividades da ORE/TO;

XII – desenvolver informativos para divulgar à sociedade as ações administrativas adotadas pela Justiça Eleitoral que guardem relação com a intervenção da Ouvidoria.

Art. 8º Compete ao Assistente da Ouvidoria, sob a orientação do Juiz Ouvidor:

I - fazer pesquisas quanto aos procedimentos a serem adotados em cada caso;

II - registrar em planilha o tipo de reclamação, os dados do manifestante, meios para contato, o assunto e a resposta/encaminhamento dado ao caso;

III – registrar e encaminhar para o e-mail da Ouvidoria, para posterior tratamento da ocorrência, as manifestações recebidas pessoalmente ou pelo telefone que não puderem ser prontamente atendidas;

IV - prestar atendimento em todas as modalidades previstas nesta resolução, registrando-o e tomando as providências necessárias para posterior envio ao Ouvidor;

V - auxiliar na análise das manifestações recebidas, agindo de forma crítica e independente, sempre focado no aprimoramento dos serviços prestados;

VI – receber, encaminhar e acompanhar as manifestações – sugestões, informações, reclamações, notícias de irregularidades e elogios – quanto às atividades do Tribunal, de seus membros e servidores;

VII – receber e encaminhar à autoridade competente as notícias de descumprimento da norma eleitoral;

VIII – solicitar às Unidades da Justiça Eleitoral do Tocantins informações acerca das manifestações dos cidadãos;

IX – dar retorno a todos que procurarem a Ouvidoria, esclarecendo ou informando as providências adotadas;

X – organizar o atendimento aos cidadãos, mantendo atualizados os dados relativos às manifestações recebidas, providências adotadas e resultados obtidos;

XI - formular estratégias, juntamente com o Ouvidor, para a melhoria da qualidade dos serviços;

XII – elaborar estatísticas e relatórios trimestrais e informar ao Ouvidor sobre o andamento das atividades;

XIII - agendar as consultas solicitadas pelo cidadão junto ao Ouvidor;

XIV – exercer outras atividades, em apoio ao Juiz Ouvidor, correlatas às atribuições da Ouvidoria.

Art. 9º São atribuições dos servidores de apoio da Ouvidoria Regional Eleitoral:

I - prestar atendimento em todas as modalidades previstas nesta resolução, registrando e dando conhecimento dos atendimentos ao Assistente da Ouvidoria;

II - receber pessoalmente o jurisdicionado, registrando sua solicitação em sistema próprio;

III - atender às chamadas telefônicas, registrando-as em sistema próprio;

IV - acompanhar diariamente as manifestações enviadas pela internet,

V - manter o interessado sempre informado sobre as providências adotadas em relação às manifestações enviadas aos setores competentes;

VI - formular estratégias para a melhoria da qualidade dos serviços juntamente com o Assistente da Ouvidoria.

Art. 10. A Ouvidoria Eleitoral atenderá no horário de expediente do Tribunal.

Art. 11. O atendimento ao público se dará por meio dos seguintes canais de acesso:

I – formulário eletrônico disponível na página do Tribunal na internet;

II – ligação telefônica;

III - atendimento pessoal, na sala da Ouvidoria no TRE/TO;

IV - carta, no endereço do TRE;

V - fac-símile.

Parágrafo único. Outros canais de acesso poderão ser criados através de provimento da Ouvidoria Regional Eleitoral do Tocantins.

Art. 12. Qualquer pessoa, física ou jurídica, poderá, diretamente ou mediante representação, apresentar ao Ouvidor sugestões, reclamações, notícias de irregularidades ou elogios.

§ 1º O prazo máximo para o primeiro retorno a uma manifestação será de 5 (cinco) dias úteis.

§ 2º As manifestações oriundas dos usuários dos serviços dos órgãos da Justiça Eleitoral tocantinense, quando admitidas pela Ouvidoria, serão acompanhadas por esta até a sua conclusão.

§ 3º Os cidadãos serão contatados exclusivamente pela Ouvidoria, salvo se indispensável a comunicação entre a unidade orgânica acionada e aqueles, o que se dará mediante autorização.

§ 4º Na hipótese do parágrafo anterior, caso a unidade competente responda diretamente ao cidadão, deverá fazê-lo com cópia para a Ouvidoria.

Art. 13. Serão mantidos registros em meio eletrônico e físico dos atendimentos e manifestações recebidas, bem como do seu andamento desde o início do contato até o retorno final ao cidadão.

Art. 14. Ao ser recebida na Ouvidoria, a manifestação terá seu conteúdo analisado e classificado para encaminhamento, obedecidas as seguintes regras:

I – as sugestões serão enviadas à área competente para apreciação;

II – as reclamações serão enviadas inicialmente à unidade envolvida para informações e esclarecimentos;

III – as notícias de irregularidades serão enviadas à autoridade competente para apuração, devendo ser observado o disposto no art. 15 desta Resolução;

IV – os elogios serão enviados à unidade envolvida e à unidade hierarquicamente superior, para conhecimento.

§ 1º Toda manifestação receberá resposta da Ouvidoria, observado o disposto no § 3º do art. 12.

§ 2º As ocorrências recebidas pelo telefone ou pessoalmente, se respondidas prontamente, serão apenas registradas para fins estatísticos; se exigirem pesquisa ou participação de outro setor do Tribunal, serão registradas na página da ORE/TO para direcionamento ao e-mail da Ouvidoria.

§ 3º As ocorrências recebidas no e-mail da Ouvidoria, registradas em formulário eletrônico disponível na página do TRE/TO na internet (link Ouvidoria), serão impressas, numeradas cronologicamente, salvas de forma a gerar relatório posterior e, após finalizadas, arquivadas.

§ 4º Do relatório referido no parágrafo anterior constarão todos os dados, encaminhamentos e respostas relativas à ocorrência, como informações de data, número, tipo de ocorrência, nome do consulente, assunto, resposta e observações.

Art. 15. Serão observados os seguintes encaminhamentos por parte da ORE/TO:

I - as representações e as reclamações contra Juiz Eleitoral serão encaminhadas à Corregedoria Regional Eleitoral;

II - as representações e reclamações contra Promotor Eleitoral serão encaminhadas à Procuradoria Regional Eleitoral;

III - as representações e as reclamações contra advogados serão encaminhadas à Ordem dos Advogados do Brasil – Seção de Tocantins;

IV - as representações e as reclamações contra servidores da Secretaria do Tribunal serão encaminhadas à autoridade competente;

V - nos casos omissos, o Ouvidor Eleitoral encaminhará a reclamação a quem julgar competente.

Art. 16. A Ouvidoria terá sistema informatizado, cedido, mediante termo de cessão de uso, pelo Conselho Nacional de Justiça, para processamento das manifestações recebidas.

Art. 17. A Ouvidoria terá acesso a todas as unidades administrativas da Secretaria do Tribunal e aos Cartórios Eleitorais, tendo os Magistrados e servidores o dever de apoiá-la, prestando-lhe as informações pertinentes e dando-lhe o assessoramento necessário.

§ 1º Ressalvados os casos de emergência, que serão respondidos imediatamente, as informações, documentos e esclarecimentos solicitados pelo Ouvidor deverão ser fornecidos no prazo de 3 (três) dias úteis.

§ 2º O prazo estabelecido no parágrafo anterior poderá ser prorrogado por mais dois dias úteis, através de pedido formal do titular da unidade administrativa ou Juízo Eleitoral respectivo, nas seguintes hipóteses:

I – caso o questionamento esteja sujeito a mais de uma unidade administrativa da Secretaria do Tribunal;

II – caso a unidade administrativa ou Cartório Eleitoral tenha ficado com dúvidas quanto ao teor do questionamento e reste imprescindível o retorno da consulta para esclarecimentos.

Art. 18. Os atos do Ouvidor Eleitoral serão expressos por meio de despachos, portarias, memorandos e ofícios, entre outros, quando determinarem providências e/ou diligências, e por meio de provimentos, quando se destinarem a regular procedimentos e/ou instruções às autoridades judiciárias, servidores e auxiliares da Justiça Eleitoral do Tocantins.

Art. 19. Cada unidade orgânica da Justiça Eleitoral do Tocantins é responsável pelas informações que prestar à Ouvidoria.

Art. 20. As respostas às reclamações e sugestões serão elaboradas pela Ouvidoria após ouvir as unidades envolvidas.

Art. 21. A divulgação de dados ao público deverá preservar a identidade e a dignidade dos cidadãos que se manifestarem à Ouvidoria.

Art. 22. As respostas e soluções para as questões mais frequentes, informações gerais e orientações serão disponibilizadas nos meios informatizados, como a internet e publicações do Tribunal, além de repassadas aos respectivos cidadãos.

Parágrafo único. As unidades da Justiça Eleitoral deverão participar da elaboração de materiais para divulgação de informações ao público sobre dados e procedimentos relativos às suas atividades.

Art. 23. O serviço será periodicamente avaliado pelo Ouvidor, sendo os resultados apresentados ao Presidente do Tribunal e aos demais Juízes Membros e divulgados ao público.

Art. 24. Sem prejuízo da adoção de novos itens de controle, estabelecem-se os seguintes indicadores de desempenho, os quais constarão no relatório trimestral referido no inciso VI do art. 3º:

I – número mensal geral de acessos à Ouvidoria;

II – número mensal de casos solucionados;

III – número mensal de casos não solucionados;

IV – tempo médio para a solução dos casos.

Art. 25. Os casos omissos, assim como as dúvidas que surgirem na execução desta resolução, serão resolvidos pelo Ouvidor Regional Eleitoral.

Art. 26. Aplicar-se-á subsidiariamente o Regimento Interno do Tribunal Regional Eleitoral do Tocantins.

Art. 27. Ficam revogadas as disposições em contrário da Resolução TRE/TO nº 209/2010, de 25 de maio de 2010.

Art. 28. Esta Resolução entrará em vigor na data de sua publicação.

Sala de Sessões do Tribunal Regional Eleitoral do Tocantins. Palmas, 15 de junho de 2011.

Desembargador JOSÉ DE MOURA FILHO- Presidente;Desembargador DANIEL NEGRY-Vice-Presidente/Corregedor; Juiz MARCELO ALBERNAZ -Ouvidor Regional Eleitoral; Juiz LUIZ ZILMAR PIRES -Ouvidor Regional Eleitoral Substituto;Juiz FRANCISCO GOMES;DR. RODRIGO LUIZ BERNARDO SANTOS-Procurador Regional Eleitoral