Gestão Documental

A gestão do patrimônio documental é um conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes à produção, à tramitação, à classificação, ao uso, à avaliação e ao arquivamento de documentos e processos recebidos e tramitados pelos órgãos do Poder Judiciário no exercício das suas atividades, inclusive administrativas, independentemente do suporte de registro da informação. (CONSELHO NACIONAL DE JUSTIÇA, 2020).

A Comissão Permanente de Gestão Documental, prevista pelo Decreto nº 4.073/2002, e com atribuições definidas pelo CNJ, através da Resolução nº 324/2020

I – propor instrumentos arquivísticos de classificação, temporalidade e destinação de documentos e submetê-los à aprovação da autoridade competente;

 II – orientar as unidades judiciárias e administrativas a realizar o processo de análise e avaliação da documentação produzida e acumulada no seu âmbito de atuação;

III – identificar, definir e zelar pela aplicação dos critérios de valor secundário dos documentos e processos;

IV – analisar os editais de eliminação de documentos e processos da instituição e aprová-los; e

V – realizar estudos e encaminhar propostas ao Comitê do Proname sobre questões relativas à Gestão Documental e à Gestão da Memória.

Legislação Federal

Constituição Federal (arts. 5º, 22, 37 e 216)

Lei nº 8.159/1991 (Política Nacional de Arquivos Públicos e Privados)

Lei nº 9.605/1998 (Sanções penais e administrativas)

Lei nº 12.527/2011 (Acesso à informação)

Lei nº 12.682/2012 (Documentos em meios eletromagnéticos)

Decreto nº 4.073/2002 (Comissões Permanentes de Avaliação de Documentos)

Decreto nº 4.915/2003 (Sistema de Gestão de Documentos de Arquivos - SIGA)

Decreto nº 7.845/2012 (Credenciamento de segurança)

Decreto nº 10.278/2020 (Digitalização de Documentos)

Resolução CONARQ nº 06/1997 (Terceirização de serviços arquivísticos)

Resolução CONARQ nº 26/2008 (Gestão de documentos nos arquivos do Poder Judiciário)

 

Atos do Conselho Nacional de Justiça

Recomendação CNJ nº 37/2011 (Observância das normas do PRONAME)

Resolução CNJ nº 91 (MoReq-Jus)

Resolução CNJ nº 211 (ENTIC-JUD)

Resolução CNJ nº 324 (Proname)

Manual de Gestão Documental / CNJ, 2021.

 

Atos do Tribunal Superior Eleitoral

Resolução TSE nº 23.379/2012 (Programa de Gestão Documental)

Nota Técnica nº 1/2020 do Comitê Gestor do Programa de Gestão Documental (CGD-JE)

 

Atos do Tribunal Regional Eleitoral do Tocantins

Resolução Nº 307/2014 aprova o plano de classificação das informações e documentos e o plano de avaliação e destinação das informações e documentos.

Instrução Normativa Nº 3/2014 dispõe sobre o Programa de Gestão Documental da Justiça Eleitoral do Tocantins.

A Comissão Permanente de Avaliação Documental (CPAD) foi instituída pela Portaria TRE nº 348/2020, responsável pela gestão documental no âmbito da Justiça Eleitoral do Tocantins.

 Composição

Unidade

Membro titular

Membro suplente

Seção de Biblioteca e Arquivo

Maria Zita Rodrigues Vilela Dias

Maria José Castro

Coordenadoria de Gestão da Informação

Wagner Pereira Nogueira

Uilton Batista França

Seção de Gestão e Infraestrutura

Fernando Jorge Ebrahim Lima e Silva

Wilson Wolf Costa

Seção de Orientação e Apoio às Zonas Eleitorais

Ivana Aparecida Rosa Leão Rezende

Talita Guedes Ribeiro

 2021 

Data Sei Ata
17/05/2021 SEI 0005884-75.2021.6.27.8000 Ata 01 (evento 1547637) 
19/05/2021 SEI 0005884-75.2021.6.27.8000 Ata 02 (evento 1547641)

 2020 

Data Sei Ata
10/06/2020 SEI 0005884-75.2021.6.27.8000 Ata 01 (evento 1547633)
26/06/2020 SEI 0005884-75.2021.6.27.8000 Ata 02 (evento 1547635)

2019

Data Sei Ata
15/05/2019 SEI 0005884-75.2021.6.27.8000 Ata 01 (evento 1547584)
16/07/2019 SEI 0005884-75.2021.6.27.8000 Ata 02/2019 (1547608)

2018

Data Sei Ata
13/08/2018 SEI 0005884-75.2021.6.27.8000  Ata 01 (evento 1547562)

 

Editais de Ciência e Descarte de Documentos

2020 Ementa/Assunto
EDITAL Nº 9, 05 DE SETEMBRO DE 2020

EDITAL DE CIÊNCIA DE DESCARTE DE DOCUMENTOS
25ª ZONA ELEITORAL DE DIANÓPOLIS

EDITAL Nº 8, DE 05 DE SETEMBRO DE 2020

EDITAL DE CIÊNCIA DE DESCARTE DE DOCUMENTOS
2ª ZONA ELEITORAL DE GURUPI.

EDITAL Nº 5, DE 05 DE SETEMBRO DE 2020

EDITAL DE CIÊNCIA DE DESCARTE DE DOCUMENTOS
19ª ZONA ELEITORAL DE NATIVIDADE.

EDITAL Nº 3, DE 05 DE MAIO DE 2020

Listagem de descarte de documentos em fase intermediária, do período de 2000 a 2014 da 26ª Zona Eleitoral de Ponte Alta do Tocantins.

EDITAL Nº 2, DE 24 DE ABRIL DE 2020

Listagem de descarte de documentos em fase intermediária, do período de 2004 a 2014 da 3ª Zona Eleitoral de Porto Nacional.

EDITAL Nº 1, DE 24 DE ABRIL DE 2020

Listagem de descarte de documentos em fase intermediária, do período de 2000 a 2015 da 29ª Zona Eleitoral de Palmas Tocantins.

 

2019 Ementa/Assunto
EDITAL Nº 10, DE 28 DE AGOSTO DE 2019

Listagem de descarte de documentos em fase intermediária, do período de 2010 a 2016 da 2ª Zona Eleitoral de Gurupi.

EDITAL Nº 9, DE 18 DE JULHO DE 2019 - 29ª ZE DE PALMAS

Listagem de descarte de documentos em fase intermediária, do período de 2006 a 2014 da 29ª Zona Eleitoral de Palmas.

EDITAL Nº 8, DE 19 DE JUNHO DE 2019 - 8ª ZE DE FILADÉLFIA DO TOCANTINS

listagem de descarte de documentos em fase intermediária, do período de 1988 a 2016 da 8ª Zona Eleitoral de Filadélfia.

EDITAL Nº 7, DE 19 DE JUNHO DE 2019 - 4ª ZE DE COLINAS

Listagem de descarte de documentos em fase intermediária, do período de 2009 a 2014, da 4ª Zona Eleitoral de Colinas.

EDITAL Nº 6, DE 21 DE MARÇO DE 2019 - 31ª ZE DE ARAPOEMA

Listagem de descarte de documentos em fase intermediária, do período de 2010 a 2014 da 31ª Zona Eleitoral de Arapoema.

EDITAL Nº 5, DE 21 DE MARÇO DE 2019 - 23ª ZE DE PEDRO AFONSO

Listagem de descarte de documentos em fase intermediária, do período de 2004 a 2013 da 23ª Zona Eleitoral de Pedro Afonso.

EDITAL Nº 3, DE 21 DE MARÇO DE 2019 - 11ª ZE DE ITAGUATINS

Listagem de descarte de documentos em fase intermediária, do período de 2007 a 2016 da 11ª Zona Eleitoral de Itaguatins.

EDITAL Nº 2, DE 27 DE FEVEREIRO DE 2019 - 10ª ZE DE ARAGUATINS

Comissão Permanente de Avaliação de Documentos do Tribunal Regional Eleitoral do Tocantins.

EDITAL Nº 1, DE 06 DE FEVEREIRO DE 2019 - 27ª ZE DE WANDERLÂNDIA

Listagem de descarte de documentos em fase intermediária, do período de 2009 a 2013 da 10ª Zona Eleitoral de Wanderlândia.

 

2018 Ementa/Assunto
EDITAL Nº 9, DE 6 DE SETEMBRO DE 2018 -12ª ZE XAMBIOÁ

Listagem de descarte de documentos em fase intermediária, do período de 2008 a 2014 da 12ª Zona Eleitoral de Xambioá.

EDITAL Nº 7, DE 9 DE AGOSTO DE 2018 -25ª ZE DIANÓPOLIS

Listagem de descarte de documentos em fase intermediária, do período de 2008 a 2014 da 25ª Zona Eleitoral de Dianópolis.

EDITAL Nº 6, DE 9 DE AGOSTO DE 2018 -2ª ZE GURUPI

Listagem de descarte de documentos em fase intermediária, do período de 2008 a 2014 da 2ª Zona Eleitoral de Gurupi.

EDITAL Nº 5, DE 9 DE AGOSTO DE 2018 -13ª ZE CRISTALÂNDIA

Listagem de descarte de documentos em fase intermediária, do período de 2008 a 2014 da 13ª Zona Eleitoral de Cristalândia.

EDITAL Nº 4, DE 9 DE AGOSTO DE 2018 -4ª ZE COLINAS

Listagem de descarte de documentos em fase intermediária, do período de 2008 a 2014 da 4ª Zona Eleitoral de Colinas.

EDITAL Nº 02, DE 26 DE MARÇO DE 2018 -11ª ZE DE ITAGUATINS

Listagem de descarte de documentos em fase intermediária, do período de 2008 a 2014 da 11ª Zona Eleitoral de Itaguatins.

EDITAL Nº 01, DE 28 DE FEVEREIRO DE 2018 -26ª ZE DE PONTE ALTA

Listagem de descarte de documentos em fase intermediária, do período de 2008 a 2014 da 26ª Zona Eleitoral de Ponte Alta do Tocantins.

EDITAL Nº 1, DE 16 DE MARÇO DE 2018 -14ª ZE ALVORADA

Listagem de descarte de documentos em fase intermediária, do período de 2008 a 2014 da 14ª Zona Eleitoral de Alvorada.

 

2017 Ementa/Assunto
EDITAL Nº 2, DE 28 DE JUNHO DE 2017 - 8ª ZE FILADÉFIA

Listagem de descarte de documentos em fase intermediária, do período de 2008 a 2014 da 8ª Zona Eleitoral de Filadéfia.

EDITAL Nº 1, DE 21 DE MARÇO DE 2017 -15ª ZE FORMOSO DO ARAGUAIA

Listagem de descarte de documentos em fase intermediária, do período de 2008 a 2014 da 15ª Zona Eleitoral de Formoso do Araguaia.

EDITAL Nº 1, DE 21 DE DEZEMBRO DE 2017 - 32ª ZE GOIATINS

Listagem de descarte de documentos em fase intermediária, do período de 2008 a 2014 da 32ª Zona Eleitoral de Goiatins.

 

2016 Ementa/Assunto
EDITAL Nº 1, DE 7 DE JUNHO DE 2016 - 25ª ZE DE DIANÓPOLIS

Listagem de descarte de documentos em fase intermediária, do período de 2008 a 2014 da 25ª Zona Eleitoral de Dianópolis.

EDITAL Nº 1, DE 7 DE JUNHO DE 2016 - 19ª ZE DE NATIVIDADE

Listagem de descarte de documentos em fase intermediária, do período de 2008 a 2014 da 19ª Zona Eleitoral de Natividade.

EDITAL Nº 1, DE 7 DE JUNHO DE 2016 - 7ª ZE DE PARAISO

Listagem de descarte de documentos em fase intermediária, do período de 2008 a 2014 da 7ª Zona Eleitoral de Paraiso.

EDITAL Nº 1, DE 5 DE AGOSTO DE 2016 - 31ª ZE DE ARAPOEMA

Listagem de descarte de documentos em fase intermediária, do período de 2008 a 2014 da 31ª Zona Eleitoral de Arapoema.

EDITAL Nº 1, DE 3 DE MAIO DE 2016 - 9ª ZE DE TOCANTINÓPOLIS

Listagem de descarte de documentos em fase intermediária, do período de 2008 a 2014 da 9ª Zona Eleitoral de Tocantinópolis.

 

2015 Ementa/Assunto
EDITAL Nº 9, DE 26 DE NOVEMBRO DE 2015 27ª ZE DE WANDELÂNDIA

Listagem de descarte de documentos em fase intermediária, do período de 2008 a 2014 da 27ª Zona Eleitoral de Wandelândia.

EDITAL Nº 7, DE 26 DE NOVEMBRO DE 2015 28ª ZE DE MIRANORTE

Listagem de descarte de documentos em fase intermediária, do período de 2008 a 2014 da 28ª Zona Eleitoral de Miranorte.

EDITAL Nº 6, DE 26 DE NOVEMBRO DE 2015 -21ª ZE DE AUGUSTINÓPOLIS

Listagem de descarte de documentos em fase intermediária, do período de 2008 a 2014 da 21ª Zona Eleitoral de Augustinópolis.

EDITAL Nº 6, DE 06 DE NOVEMBRO DE 2015 -20ª ZE DE PEIXE

Listagem de descarte de documentos em fase intermediária, do período de 2008 a 2014 da 20ª Zona Eleitoral de Peixe.

EDITAL Nº 5, DE 06 DE NOVEMBRO DE 2015 -2ª ZE DE GURUPI

Listagem de descarte de documentos em fase intermediária, do período de 2008 a 2014 da 2ª Zona Eleitoral de Gurupi.

EDITAL Nº 4, DE 06 DE NOVEMBRO DE 2015 - 3ª ZE DE PORTO NACIONAL

Listagem de descarte de documentos em fase intermediária, do período de 2008 a 2014 da 3ª Zona Eleitoral de Porto Nacional.

EDITAL Nº 3, DE 26 DE JUNHO DE 2015 -23ª ZE DE PEDRO AFONSO

Listagem de descarte de documentos em fase intermediária, do período de 2008 a 2014 da 23ª Zona Eleitoral de Pedro Afonso.

EDITAL Nº 1, DE 23 DE MARÇO DE 2015 31ª ZE DE ARAPOEMA

Listagem de descarte de documentos em fase intermediária, do período de 2008 a 2014 da 31ª Zona Eleitoral de Arapoema.

EDITAL Nº 1, DE 09 DE FEVEREIRO DE 2015 -17ª ZE TAGUATINGA

Listagem de descarte de documentos em fase intermediária, do período de 2008 a 2014 da 17ª Zona Eleitoral de Taguatinga.

Programa de Gestão Documental (PGD) do TRE-TO

O Plano de Classificação e o Plano de Avaliação e Destinação de informações de Documentos estabelecem os critérios para a definição dos prazos de guarda da documentação da Secretaria e dos Cartórios Eleitorais do Tribunal Regional Eleitoral do Tocantins, nas fases corrente e intermediária, e a sua destinação final. Possibilitando desta forma, a gestão documental e a recuperação das informações e dos documentos no TRE. A elaboração do Plano de Classificação e do Plano de Avaliação dos Documentos do TRE, foram adaptados, observando os critérios apresentados no Plano de Classificação e do Plano de Avaliação das Informações e Documentos do TSE, desenvolvida pelos arquivistas do Tribunal Superior Eleitoral.

Considerando os princípios da arquivística integrada, baseando-se em um tratamento unificado para as três idades – corrente, intermediária e permanente - dos acervos do Tribunal. Nesta proposição, a avaliação está integrada à classificação, isto é, o esforço de classificar antecede o de avaliar.

A Tabela de Temporalidade dos Documentos, as regras de justificação, os termos de destinação (termo de eliminação e edital de ciência de eliminação de documentos, anexos) integram o Plano de Avaliação e Destinação.

Complementam também os Planos as instruções normativas versando sobre política arquivística e gestão documental, o manual de padronização de atos oficiais e os sistemas automatizados de gestão documental (Sistema de Acompanhamento de Documentos e Processos – SADP e as bases de dados referentes aos atos administrativos do Tribunal).

No que se refere ao valor administrativo, procurou-se perceber a potencialidade de uso dos documentos produzidos e recebidos, estabelecendo-se prazos que dêem conta do problema tanto nos arquivos correntes, como no intermediário.

No que se refere ao valor legal (jurídico) da documentação, a legislação brasileira foi examinada, objetivando o estabelecimento de prazos que resguardem os direitos, deveres e obrigações do Tribunal, bem como os de seus servidores e dos organismos públicos e privados vinculados ao TRE de modo permanente ou eventual.

O valor técnico foi considerado, mantendo-se as parcelas do acervo que podem ser usadas para trabalhos específicos. Os prazos adotados consideraram esta possibilidade de uso. De um modo geral, os documentos que contêm esse valor foram definidos como permanentes.

O valor social e histórico foi respeitado, estabelecendo-se a necessidade de guarda permanente das parcelas do acervo que contenham informações fundamentais para a construção da memória e da identidade da instituição.

Os prazos de guarda foram definidos a partir dos problemas acima levantados e também dos argumentos dos servidores do Tribunal responsáveis pela produção, pelo recebimento e pelo uso de informações e documentos.

As informações prestadas por servidores foram fundamentais para o estabelecimento dos prazos de guarda adotados nos arquivos correntes e intermediários. A revisão desta tabela deve ser estabelecida considerando-se as rápidas mudanças administrativas e tecnológicas de nosso tempo. Ela foi pensada como um ‘espelho’ da realidade documental do TRE e dos Cartórios Eleitorais. Havendo alterações nas estruturas, funções e atividades do órgão, deverá ser modificada.

 

 

INSTRUMENTOS ARQUÍVISTICOS:

1Plano de Classificação das Informações e dos Documentos

2Plano de Avaliação e Destinação das Informações e Documentos - Tabela de Temporalidade Documental

3. Regras de Justificação dos Prazos de guarda adotados; (final do anexo 2);

4. Índice demonstrativo (final do anexo 2);

5. Glossário (final do anexo 2);