Gestão Documental

A Gestão Documental é um conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes à produção, à tramitação, à classificação, ao uso, à avaliação e ao arquivamento de documentos e processos recebidos e tramitados pelos órgãos do Poder Judiciário no exercício das suas atividades, inclusive administrativas, independentemente do suporte de registro da informação. (CONSELHO NACIONAL DE JUSTIÇA, 2020).

  • Arquivo corrente: conjunto de documentos que se encontram nas unidades produtoras ou gestoras e que são consultados com frequência, estando em tramitação ou não;
  • Arquivo intermediário: conjunto de documentos que não são de uso corrente nas unidades produtoras ou gestoras e que aguardam a eliminação ou o recolhimento para guarda permanente;
  • Arquivo permanente: conjunto de documentos de valor histórico, probatório ou informativo que devem ser definitivamente preservados no suporte original de criação;
  • Avaliação: processo de análise dos valores primário e secundário dos documentos arquivísticos e de sua frequência de uso, visando a estabelecer seus prazos de guarda e destinação final;
  • Metadados: dados estruturados e codificados, que descrevem e permitem acessar, gerenciar, compreender e preservar outros dados ao longo do tempo;
  • Ciclo Vital dos Documentos: sucessivas fases por que passam os documentos de um arquivo da sua produção à guarda permanente ou eliminação;
  • Transferência: passagem de documentos da fase corrente para a fase dos prazos de guarda e a destinação final;
  • Recolhimento: passagem de documentos da fase intermediária para a fase permanente;
  • Eliminação: descarte de documentos, mediante critérios de responsabilidade social e de preservação ambiental, considerados sem valor permanente após os procedimentos de avaliação e seleção, considerados sem valor secundário;
  • Plano de Avaliação e Destinação dos Documentos - Tabela de Temporalidade Documental (TTD): instrumento de destinação aprovado por autoridade competente, que determina prazos e condições de guarda em vista a transferência, recolhimento, descarte ou eliminação de documentos;
  • Plano de Classificação de Documentos (PCD): esquema de distribuição de documentos em classes, de acordo com métodos de arquivamento específicos, elaborado a partir do estudo das estruturas e funções de uma instituição e da análise do arquivo por ela produzido;
  • Documento: unidade de registro de informações, qualquer que seja o suporte ou formato;
  • Plano de Amostra Estatística: critério adotado para definir o universo de que serão utilizados para a extração da amostra representativa;
  • Repositório Arquivístico Digital Confiável (RDC-Arq): software livre, gratuito e de código aberto, projetado para manter os dados em padrões de preservação digital e o acesso em longo tempo;
  • Cadeia de Custódia: mecanismo garantido de que os documentos não sofrerão alterações desde a sua criação até a fase de arquivamento e o cumprimento do prazo de guarda;
  • Memória Institucional: conjunto de atividades que conserva a história institucional, reforçando a identidade da Instituição e fortalecendo o relacionamento e os vínculos entre os seus colaboradores e toda a sociedade;
  • Patrimônio Material: constitui-se de bens imóveis - monumentos, edifícios, sítios arqueológicos - e bens móveis: mobiliário, obras de arte, documentos, objetos históricos e outros.
  • Patrimônio Imaterial: composto por manifestações em saberes, ofícios e modos de fazer, celebrações e lugares, tais como mercados, feiras e santuários, que abrigam práticas culturais coletivas.
  • Patrimônio Histórico: conjunto de bens, incluindo documentos, objetos e edificações, que simboliza um esforço de representação sociocultural de determinada comunidade a partir do Estado, podendo denotar conquistas heroicas, ou destacar grandes homens e governantes.
  • Instrumentos de Pesquisa: meios que contribuem para a promoção do acesso ao acervo, documentos e serviços arquivísticos desenvolvidos por um órgão;
  • Conservação Preventiva: conjunto de medidas que tem por objetivo manter as condições ideais para a guarda e o manuseio de documentos, de forma a retardar a degradação dos suportes.
  • Preservação: processo que visa garantir a integridade de um documento ou de outro Patrimônio Cultural, protegendo-o de riscos e danos;
  • Preservação Digital: é o processo que garante o acesso futuro a acervos e arquivos digitais, independentemente de serem versões digitais ou digitalizadas;
  • Autenticidade: qualidade de um documento arquivístico que se propõe a ser e que está livre de adulteração;
  • Valor primário: aquele relacionado à significância jurídica, administrativa ou financeira atribuída em função do interesse para as partes litigantes ou para o respectivo tribunal que os autos ou documentos tenham;
  • Valor secundário: aquele atribuído aos documentos e autos judiciais ou administrativos em função do interesse que possam ter para a sociedade ou para a instituição, respectivamente, em virtude de suas características históricas ou informativas; e
  • Documento arquivístico digital: aquele produzido ou recebido no curso de uma atividade, como seu instrumento ou resultado, em suporte digital dotado de organicidade.

 

Política de Preservação Digital

A preservação digital é o conjunto de procedimentos e operações técnicas que promovam a salvaguarda do acervo arquivístico digital, assegurando a integridade, autenticidade, fidedignidade e acesso ao longo do tempo bem como proteção contra falhas de suporte, perda física e obsolescência tecnológica.

 

Objetivos da Política de Preservação de Documentos Digitais do Tribunal (artigo 33º, da Resolução TRE-TO Nº 514/2021):

I - garantir a integridade, autenticidade, fidedignidade e acesso ao longo do tempo dos documentos arquivísticos digitais;
II - garantir, de forma contínua e permanente, a autenticidade, a integridade e a legibilidade dos documentos eletrônicos;
III - viabilizar a transparência ativa, por meio da integração com as plataformas de descrição e acesso, como Atom;
IV - reduzir os riscos relacionados à segurança, ao acesso não autorizado, à perda de informação, à obsolescência de formatos, entre outros;
V - assegurar a manutenção da relação orgânica existente entre os documentos arquivísticos;
VI - adequar a Instituição às normas e aos padrões arquivísticos nacionais e internacionais.

 

Atribuições da Seção de Biblioteca, Memória e Arquivo - SEBIA (artigo 4º, da Resolução TRE-TO Nº 514/2021):

I - elaborar o Programa de Gestão Documental, observadas as diretrizes traçadas pela Comissão Permanente de Avaliação de Documental (CPAD);
II - propor, em conjunto com a CPAD e a Secretaria de Tecnologia da Informação - STI, as normas para o tratamento arquivístico dos documentos eletrônicos, observada a legislação vigente;
III - difundir as normas e diretrizes de gestão documental e zelar pela sua correta aplicação;
IV - apoiar as atividades desenvolvidas pela CPAD;
V - gerenciar, com apoio da unidade de arquivo, a documentação de fase intermediária e permanente do arquivo central;
VI - assegurar a capacitação necessária aos servidores responsáveis pela execução do programa de gestão documental; e
VII - orientar quanto à identificação do caráter histórico, cultural e acadêmico dos documentos da Justiça Eleitoral do Tocantins no que se refere ao tratamento, disponibilização de acesso, descrição do acervo e difusão da informação.

 

Legislação Federal

Constituição Federal (arts. 5º22, 37 216)

Lei nº 8.159/1991 (Política Nacional de Arquivos Públicos e Privados)

Lei nº 9.605/1998 (Sanções penais e administrativas)

Lei nº 12.527/2011 (Acesso à informação)

Lei nº 12.682/2012 (Documentos em meios eletromagnéticos)

Lei nº 13.709/2018 (Lei Geral de Proteção de Dados - LGPD)

Decreto nº 4.073/2002 (Comissões Permanentes de Avaliação de Documentos)

Decreto nº 4.915/2003 (Sistema de Gestão de Documentos de Arquivos - SIGA)

Decreto nº 7.845/2012 (Credenciamento de segurança)

Decreto nº 10.278/2020 (Digitalização de Documentos)

Resolução CONARQ nº 06/1997 (Terceirização de serviços arquivísticos)

Resolução CONARQ nº 26/2008 (Gestão de documentos nos arquivos do Poder Judiciário)

 

Atos do Conselho Nacional de Justiça

Recomendação CNJ nº 37/2011 (Observância das normas do PRONAME)

Resolução CNJ nº 91 (MoReq-Jus)

Resolução CNJ nº 324 (Proname)

Resolução CNJ nº 370 (Estabelece a Estratégia Nacional de Tecnologia da Informação e Comunicação do Poder Judiciário (ENTIC-JUD)).

Manual de Gestão Documental / CNJ, 2021.

 

Atos do Tribunal Superior Eleitoral

Resolução TSE nº 23.379/2012 (Programa de Gestão Documental)

Portaria nº 1.013/2018 (Institui Política de Preservação Digital da Justiça Eleitoral)

Nota Técnica nº 1/2020 do Comitê Gestor do Programa de Gestão Documental (CGD-JE)

Manual Gestão Documental na Justiça Eleitoral: organização e diretrizes. TSE, 2021.

 

Atos do Tribunal Regional Eleitoral do Tocantins

Resolução Nº 307/2014 aprova o plano de classificação das informações e documentos e o plano de avaliação e destinação das informações e documentos.

Resolução Nº 505/2021 dispõe sobre a Classificação da Informação quanto à Confidencialidade no âmbito do Tribunal Regional Eleitoral do Tocantins.

Resolução Nº 512/2021 altera a Resolução nº 116, de 15 de fevereiro de 2007, que dispõe sobre o Regulamento da Secretaria do Tribunal Regional Eleitoral do Tocantins.

Resolução Nº 514/2021 institui a Política de Gestão Documental e de Gestão de Memória.

Instrução Normativa Nº 3/2014 dispõe sobre o Programa de Gestão Documental da Justiça Eleitoral do Tocantins.

Portaria Nº 506/2021, institui a Comissão Permanente de Avaliação Documental da Justiça Eleitoral do Tocantins.

A Comissão Permanente de Avaliação Documental (CPAD) foi instituída pela Portaria TRE nº 506/2021, responsável pela gestão documental no âmbito da Justiça Eleitoral do Tocantins.

 Composição

Membro titular

Membro suplente

Unidade

Maria Zita Rodrigues Vilela Dias

Maria José Castro

Representantes da Seção de Biblioteca e Arquivo 

Fernando Jorge Ebrahim Lima

Wilson Wolf Costa

Representantes da Secretaria de Tecnologia da Informação 
Jacira Brito Tavares

 

Cleivanise Maria de Carvalho Oliveira

 

Representantes da Secretaria de Gestão de Pessoas

Wagner Pereira Nogueira

Maria do Carmo Barbosa

Representantes da Coordenadoria de Gestão da Informação

Wagner Mansur de Sousa Carvalho

Domingos Galvão de Melo

Representantes dos Cartórios Eleitorais

Compete à Comissão Permanente de Avaliação Documental - CPAD (art. 6º da Resolução TRE-TO Nº 514/202):

I - propor alterações ao Plano de Classificação das Informações e dos Documentos, Plano de Avaliação das Informações e Documentos - Tabela de Temporalidade de Documentos (TTD) e à Lista de Documentos Vitais (LDV), submetendo-os ao CGD-JE;
II - orientar as unidades judiciárias e administrativas a realizar o processo de análise e avaliação da documentação produzida e acumulada no seu âmbito de atuação;
III - identificar, definir e zelar pela aplicação dos critérios de valor secundário dos documentos e processos;
IV - analisar, aprovar e publicar os editais de eliminação de documentos;
V - apreciar pedidos de preservação e alienação dos documentos a serem eliminados;
VI - autorizar a eliminação de documentos com prazos de temporalidade esgotados, conforme o Plano de Avaliação das Informações e Documentos - Tabela de Temporalidade de Documentos (TTD);
VII - realizar estudos e encaminhar propostas ao Comitê do Proname sobre questões relativas à gestão documental e à gestão de memória.

Atas das Reuniões

 2021 

Data Sei Ata Deliberações
17/05/2021 SEI 0005884-75.2021.6.27.8000 Ata 01 (evento 1547637) 
19/05/2021 SEI 0005884-75.2021.6.27.8000 Ata 02 (evento 1547641) 

Minuta da Resolução
Anexo I
Anexo II

17/08/2021 SEI 0005884-75.2021.6.27.8000 Ata 03 (evento 1593995)

 

 2020 

Data Sei Ata
10/06/2020 SEI 0005884-75.2021.6.27.8000 Ata 01 (evento 1547633)
26/06/2020 SEI 0005884-75.2021.6.27.8000 Ata 02 (evento 1547635)

2019

Data Sei Ata
15/05/2019 SEI 0005884-75.2021.6.27.8000 Ata 01 (evento 1547584)
16/07/2019 SEI 0005884-75.2021.6.27.8000 Ata 02/2019 (1547608)

2018

Data Sei Ata
13/08/2018 SEI 0005884-75.2021.6.27.8000  Ata 01 (evento 1547562)

 

Editais de Ciência e Descarte de Documentos

2020 Ementa/Assunto
EDITAL Nº 9, 05 DE SETEMBRO DE 2020

EDITAL DE CIÊNCIA DE DESCARTE DE DOCUMENTOS
25ª ZONA ELEITORAL DE DIANÓPOLIS

EDITAL Nº 8, DE 05 DE SETEMBRO DE 2020

EDITAL DE CIÊNCIA DE DESCARTE DE DOCUMENTOS
2ª ZONA ELEITORAL DE GURUPI.

EDITAL Nº 5, DE 05 DE SETEMBRO DE 2020

EDITAL DE CIÊNCIA DE DESCARTE DE DOCUMENTOS
19ª ZONA ELEITORAL DE NATIVIDADE.

EDITAL Nº 3, DE 05 DE MAIO DE 2020

Listagem de descarte de documentos em fase intermediária, do período de 2000 a 2014 da 26ª Zona Eleitoral de Ponte Alta do Tocantins.

EDITAL Nº 2, DE 24 DE ABRIL DE 2020

Listagem de descarte de documentos em fase intermediária, do período de 2004 a 2014 da 3ª Zona Eleitoral de Porto Nacional.

EDITAL Nº 1, DE 24 DE ABRIL DE 2020

Listagem de descarte de documentos em fase intermediária, do período de 2000 a 2015 da 29ª Zona Eleitoral de Palmas Tocantins.

 

2019 Ementa/Assunto
EDITAL Nº 10, DE 28 DE AGOSTO DE 2019

Listagem de descarte de documentos em fase intermediária, do período de 2010 a 2016 da 2ª Zona Eleitoral de Gurupi.

EDITAL Nº 9, DE 18 DE JULHO DE 2019 - 29ª ZE DE PALMAS

Listagem de descarte de documentos em fase intermediária, do período de 2006 a 2014 da 29ª Zona Eleitoral de Palmas.

EDITAL Nº 8, DE 19 DE JUNHO DE 2019 - 8ª ZE DE FILADÉLFIA DO TOCANTINS

listagem de descarte de documentos em fase intermediária, do período de 1988 a 2016 da 8ª Zona Eleitoral de Filadélfia.

EDITAL Nº 7, DE 19 DE JUNHO DE 2019 - 4ª ZE DE COLINAS

Listagem de descarte de documentos em fase intermediária, do período de 2009 a 2014, da 4ª Zona Eleitoral de Colinas.

EDITAL Nº 6, DE 21 DE MARÇO DE 2019 - 31ª ZE DE ARAPOEMA

Listagem de descarte de documentos em fase intermediária, do período de 2010 a 2014 da 31ª Zona Eleitoral de Arapoema.

EDITAL Nº 5, DE 21 DE MARÇO DE 2019 - 23ª ZE DE PEDRO AFONSO

Listagem de descarte de documentos em fase intermediária, do período de 2004 a 2013 da 23ª Zona Eleitoral de Pedro Afonso.

EDITAL Nº 3, DE 21 DE MARÇO DE 2019 - 11ª ZE DE ITAGUATINS

Listagem de descarte de documentos em fase intermediária, do período de 2007 a 2016 da 11ª Zona Eleitoral de Itaguatins.

EDITAL Nº 2, DE 27 DE FEVEREIRO DE 2019 - 10ª ZE DE ARAGUATINS

Comissão Permanente de Avaliação de Documentos do Tribunal Regional Eleitoral do Tocantins.

EDITAL Nº 1, DE 06 DE FEVEREIRO DE 2019 - 27ª ZE DE WANDERLÂNDIA

Listagem de descarte de documentos em fase intermediária, do período de 2009 a 2013 da 10ª Zona Eleitoral de Wanderlândia.

 

2018 Ementa/Assunto
EDITAL Nº 9, DE 6 DE SETEMBRO DE 2018 -12ª ZE XAMBIOÁ

Listagem de descarte de documentos em fase intermediária, do período de 2008 a 2014 da 12ª Zona Eleitoral de Xambioá.

EDITAL Nº 7, DE 9 DE AGOSTO DE 2018 -25ª ZE DIANÓPOLIS

Listagem de descarte de documentos em fase intermediária, do período de 2008 a 2014 da 25ª Zona Eleitoral de Dianópolis.

EDITAL Nº 6, DE 9 DE AGOSTO DE 2018 -2ª ZE GURUPI

Listagem de descarte de documentos em fase intermediária, do período de 2008 a 2014 da 2ª Zona Eleitoral de Gurupi.

EDITAL Nº 5, DE 9 DE AGOSTO DE 2018 -13ª ZE CRISTALÂNDIA

Listagem de descarte de documentos em fase intermediária, do período de 2008 a 2014 da 13ª Zona Eleitoral de Cristalândia.

EDITAL Nº 4, DE 9 DE AGOSTO DE 2018 -4ª ZE COLINAS

Listagem de descarte de documentos em fase intermediária, do período de 2008 a 2014 da 4ª Zona Eleitoral de Colinas.

EDITAL Nº 02, DE 26 DE MARÇO DE 2018 -11ª ZE DE ITAGUATINS

Listagem de descarte de documentos em fase intermediária, do período de 2008 a 2014 da 11ª Zona Eleitoral de Itaguatins.

EDITAL Nº 01, DE 28 DE FEVEREIRO DE 2018 -26ª ZE DE PONTE ALTA

Listagem de descarte de documentos em fase intermediária, do período de 2008 a 2014 da 26ª Zona Eleitoral de Ponte Alta do Tocantins.

EDITAL Nº 1, DE 16 DE MARÇO DE 2018 -14ª ZE ALVORADA

Listagem de descarte de documentos em fase intermediária, do período de 2008 a 2014 da 14ª Zona Eleitoral de Alvorada.

 

2017 Ementa/Assunto
EDITAL Nº 2, DE 28 DE JUNHO DE 2017 - 8ª ZE FILADÉFIA

Listagem de descarte de documentos em fase intermediária, do período de 2008 a 2014 da 8ª Zona Eleitoral de Filadéfia.

EDITAL Nº 1, DE 21 DE MARÇO DE 2017 -15ª ZE FORMOSO DO ARAGUAIA

Listagem de descarte de documentos em fase intermediária, do período de 2008 a 2014 da 15ª Zona Eleitoral de Formoso do Araguaia.

EDITAL Nº 1, DE 21 DE DEZEMBRO DE 2017 - 32ª ZE GOIATINS

Listagem de descarte de documentos em fase intermediária, do período de 2008 a 2014 da 32ª Zona Eleitoral de Goiatins.

 

2016 Ementa/Assunto
EDITAL Nº 1, DE 7 DE JUNHO DE 2016 - 25ª ZE DE DIANÓPOLIS

Listagem de descarte de documentos em fase intermediária, do período de 2008 a 2014 da 25ª Zona Eleitoral de Dianópolis.

EDITAL Nº 1, DE 7 DE JUNHO DE 2016 - 19ª ZE DE NATIVIDADE

Listagem de descarte de documentos em fase intermediária, do período de 2008 a 2014 da 19ª Zona Eleitoral de Natividade.

EDITAL Nº 1, DE 7 DE JUNHO DE 2016 - 7ª ZE DE PARAISO

Listagem de descarte de documentos em fase intermediária, do período de 2008 a 2014 da 7ª Zona Eleitoral de Paraiso.

EDITAL Nº 1, DE 5 DE AGOSTO DE 2016 - 31ª ZE DE ARAPOEMA

Listagem de descarte de documentos em fase intermediária, do período de 2008 a 2014 da 31ª Zona Eleitoral de Arapoema.

EDITAL Nº 1, DE 3 DE MAIO DE 2016 - 9ª ZE DE TOCANTINÓPOLIS

Listagem de descarte de documentos em fase intermediária, do período de 2008 a 2014 da 9ª Zona Eleitoral de Tocantinópolis.

 

2015 Ementa/Assunto
EDITAL Nº 9, DE 26 DE NOVEMBRO DE 2015 27ª ZE DE WANDELÂNDIA

Listagem de descarte de documentos em fase intermediária, do período de 2008 a 2014 da 27ª Zona Eleitoral de Wandelândia.

EDITAL Nº 7, DE 26 DE NOVEMBRO DE 2015 28ª ZE DE MIRANORTE

Listagem de descarte de documentos em fase intermediária, do período de 2008 a 2014 da 28ª Zona Eleitoral de Miranorte.

EDITAL Nº 6, DE 26 DE NOVEMBRO DE 2015 -21ª ZE DE AUGUSTINÓPOLIS

Listagem de descarte de documentos em fase intermediária, do período de 2008 a 2014 da 21ª Zona Eleitoral de Augustinópolis.

EDITAL Nº 6, DE 06 DE NOVEMBRO DE 2015 -20ª ZE DE PEIXE

Listagem de descarte de documentos em fase intermediária, do período de 2008 a 2014 da 20ª Zona Eleitoral de Peixe.

EDITAL Nº 5, DE 06 DE NOVEMBRO DE 2015 -2ª ZE DE GURUPI

Listagem de descarte de documentos em fase intermediária, do período de 2008 a 2014 da 2ª Zona Eleitoral de Gurupi.

EDITAL Nº 4, DE 06 DE NOVEMBRO DE 2015 - 3ª ZE DE PORTO NACIONAL

Listagem de descarte de documentos em fase intermediária, do período de 2008 a 2014 da 3ª Zona Eleitoral de Porto Nacional.

EDITAL Nº 3, DE 26 DE JUNHO DE 2015 -23ª ZE DE PEDRO AFONSO

Listagem de descarte de documentos em fase intermediária, do período de 2008 a 2014 da 23ª Zona Eleitoral de Pedro Afonso.

EDITAL Nº 1, DE 23 DE MARÇO DE 2015 31ª ZE DE ARAPOEMA

Listagem de descarte de documentos em fase intermediária, do período de 2008 a 2014 da 31ª Zona Eleitoral de Arapoema.

EDITAL Nº 1, DE 09 DE FEVEREIRO DE 2015 -17ª ZE TAGUATINGA

Listagem de descarte de documentos em fase intermediária, do período de 2008 a 2014 da 17ª Zona Eleitoral de Taguatinga.

Princípios e Diretrizes (artigo 3º, da Resolução TRE-TO Nº 514/2021): 

I - garantia de acesso às informações necessárias ao exercício de direitos;
II - promoção da cidadania por meio do pleno acesso ao patrimônio arquivístico, bibliográfico, museográfico, histórico e cultural gerido e custodiado pelo Poder Judiciário;
III - produção da narrativa acerca da história do Poder Judiciário e a consequente difusão e consolidação da imagem institucional;
IV - intercâmbio e interlocução com instituições culturais e protetoras do Patrimônio Histórico e Cultural e da área da ciência da informação;
V - interface multidisciplinar e convergência dos saberes ligados às áreas da memória, da história e do patrimônio com aquelas da museologia, da arquivologia, do direito, da gestão cultural, da comunicação social e da tecnologia da informação;
VI - guarda de documentos ou informações necessários à extração de certidões acerca do julgado, na hipótese de eliminação de autos;
VII - manutenção dos documentos em ambiente físico ou eletrônico seguro e a implementação de estratégias de preservação desses documentos desde sua produção e durante o período de guarda definido;
VIII - classificação, avaliação e descrição documental mediante a utilização de normas, planos de classificação e tabelas de temporalidade documental padronizadas, visando preservar as informações indispensáveis à administração das instituições, à memória nacional e à garantia dos direitos individuais;
IX - manutenção da cadeia de custódia ininterrupta, visando garantir os requisitos arquivísticos e a presunção de autenticidade de documentos e processos administrativos e judiciais digitais;
X - padronização das espécies, tipos, classes, assuntos e registros de movimentação de documentos e processos;
XI - adoção de critérios de transferência e de recolhimento dos documentos e processos das unidades administrativas e judiciais para a unidade de gestão documental;
XII - garantia de fidedignidade, integridade e presunção de autenticidade no caso de reprodução ou reformatação de documentos arquivísticos físicos e digitais;
XIII - capacitação e orientação de magistrados e de servidores dos órgãos do Poder Judiciário sobre os fundamentos e instrumentos do Proname;
XIV - adoção do Modelo de Requisitos para Sistemas Informatizados de Gestão de Processos e Documentos (MoReq-Jus);
XV - constituição de unidades de Gestão Documental e de Gestão de Memória, assim como de Comissão Permanente de Avaliação Documental (CPAD);
XVI - fomento às atividades de preservação, pesquisa e divulgação da história do Poder Judiciário e da história nacional ou regional por meio de criação de Museus, Memoriais, Espaços de Memória ou afins, assim como de divulgação do patrimônio contido nos Arquivos judiciais.
XVII - favorecimento do uso de novas tecnologias digitais para ampliar a dimensão informativa dos acervos;
XVIII - compartilhamento de técnicas das ciências da informação, arquivologia, biblioteconomia,
museologia, história, antropologia e sociologia para agregar valor informativo sobre a instituição e seu papel na sociedade;
XIX - colaboração e interação entre as unidades de Memória e de Arquivo;
XX - promoção de iniciativas de preservação do patrimônio arquivístico, mobiliário e imobiliário de caráter histórico e cultural do Poder Judiciário e respectiva divulgação;
XXI - promoção de encontros e seminários para intercâmbio de experiências; e
XXII - registro e divulgação de boas práticas no sítio eletrônico do Conselho Nacional de Justiça.

 

Programa de Gestão Documental (PGD) do TRE-TO

O Plano de Classificação e o Plano de Avaliação e Destinação de informações de Documentos estabelecem os critérios para a definição dos prazos de guarda da documentação da Secretaria e dos Cartórios Eleitorais do Tribunal Regional Eleitoral do Tocantins, nas fases corrente e intermediária, e a sua destinação final. Possibilitando desta forma, a gestão documental e a recuperação das informações e dos documentos no TRE. A elaboração do Plano de Classificação e do Plano de Avaliação dos Documentos do TRE, foram adaptados, observando os critérios apresentados no Plano de Classificação e do Plano de Avaliação das Informações e Documentos do TSE, desenvolvida pelos arquivistas do Tribunal Superior Eleitoral.

Considerando os princípios da arquivística integrada, baseando-se em um tratamento unificado para as três idades – corrente, intermediária e permanente - dos acervos do Tribunal. Nesta proposição, a avaliação está integrada à classificação, isto é, o esforço de classificar antecede o de avaliar.

A Tabela de Temporalidade dos Documentos, as regras de justificação, os termos de destinação (termo de eliminação e edital de ciência de eliminação de documentos, anexos) integram o Plano de Avaliação e Destinação.

Complementam também os Planos as instruções normativas versando sobre política arquivística e gestão documental, o manual de padronização de atos oficiais e os sistemas automatizados de gestão documental (Sistema de Acompanhamento de Documentos e Processos – SADP e as bases de dados referentes aos atos administrativos do Tribunal).

No que se refere ao valor administrativo, procurou-se perceber a potencialidade de uso dos documentos produzidos e recebidos, estabelecendo-se prazos que deem conta do problema tanto nos arquivos correntes, como no intermediário.

No que se refere ao valor legal (jurídico) da documentação, a legislação brasileira foi examinada, objetivando o estabelecimento de prazos que resguardem os direitos, deveres e obrigações do Tribunal, bem como os de seus servidores e dos organismos públicos e privados vinculados ao TRE de modo permanente ou eventual.

O valor técnico foi considerado, mantendo-se as parcelas do acervo que podem ser usadas para trabalhos específicos. Os prazos adotados consideraram esta possibilidade de uso. De um modo geral, os documentos que contêm esse valor foram definidos como permanentes.

O valor social e histórico foi respeitado, estabelecendo-se a necessidade de guarda permanente das parcelas do acervo que contenham informações fundamentais para a construção da memória e da identidade da instituição.

Os prazos de guarda foram definidos a partir dos problemas acima levantados e também dos argumentos dos servidores do Tribunal responsáveis pela produção, pelo recebimento e pelo uso de informações e documentos.

As informações prestadas por servidores foram fundamentais para o estabelecimento dos prazos de guarda adotados nos arquivos correntes e intermediários. A revisão desta tabela deve ser estabelecida considerando-se as rápidas mudanças administrativas e tecnológicas de nosso tempo. Ela foi pensada como um ‘espelho’ da realidade documental do TRE e dos Cartórios Eleitorais. Havendo alterações nas estruturas, funções e atividades do órgão, deverá ser modificada.

 

São Instrumentos do Programa de Gestão Documental (artigo 7º, da Resolução TRE-TO Nº 514/2021): 
I - os sistemas informatizados de gestão de documentos e processos administrativos e judiciais,
bem como os metadados desses sistemas, essenciais à identificação do documento institucional de modo inequívoco em sua relação com os outros documentos;
II - o Plano de Classificação das Informações e dos Documentos, Plano de Avaliação das Informações e Documentos - Tabela de Temporalidade de Documentos (TTD) da Justiça Eleitoral do Tocantins;
III - o Plano de Classificação (Tabelas Processuais Unificadas) e a Tabela de Temporalidade dos Processos Judiciais do Poder Judiciário;
IV - a Tabela de Temporalidade de Documentos Unificada para Processos Judiciais da Justiça Eleitoral;
V - a Lista de Verificação para Baixa Definitiva de Autos;
VI - a Lista de Verificação para Eliminação de Autos Findos;
VII - o Fluxograma de Avaliação, Seleção e Destinação de Autos Findos;
VIII - o Plano para Amostra Estatística Representativa;
IX - o Manual de Gestão Documental do Poder Judiciário. 

 

INSTRUMENTOS ARQUÍVISTICOS:

1Plano de Classificação das Informações e dos Documentos

2Plano de Avaliação e Destinação das Informações e Documentos - Tabela de Temporalidade Documental

3. Regras de Justificação dos Prazos de guarda adotados; (final do anexo 2);

4. Índice demonstrativo (final do anexo 2);

5. Glossário (final do anexo 2);